Cada vez vemos más retailers que se están dando cuenta de que sus procesos de gestión de personal necesitan mejoras urgentes. Muy frecuentemente, los gerentes de tienda locales llevan la carga de crear los horarios y los turnos manualmente. Hay un arte en esta difícil tarea, y los mejores planificadores confían en una combinación de conocimiento histórico y su instinto: “los viernes, normalmente, necesitamos tanto personal”.
La planificación manual de los turnos laborales es una práctica que consume mucho tiempo y es fácil que se cometan errores humanos. Nadie puede procesar eficientemente todos los objetivos de negocio, necesidades específicas de tienda y necesidades y preferencias de los empleados, tampoco de forma efectiva. Es una tarea ingente.
Los sistemas de gestión de personal hacen que la planificación manual sea más fácil, pero no es lo mejor que puede ofrecer la tecnología actual. Los retailers de hoy pueden sacar provecho de sus datos para ir más allá de la mera gestión – la optimización de las jornadas de trabajo.
Gestión de los Turnos Laborales vs Optimización: ¿Cuál es la diferencia?
Los sistemas de gestión de personal pueden ayudar con la creación de horarios, pero no se centran en lo básico: las horas de entrada y salida y los detalles de las nóminas, por ejemplo, o aún más importante, siguen requiriendo mucho trabajo de planificación manual.
Por otro lado, una solución de optimización de la fuerza laboral basada en pronósticos aprovecha sus datos (previsiones de demanda, preferencias de horarios de los empleados, contratos, regulaciones laborales, etc…) para automatizar y mejorar el proceso de programación. En lugar de pedirles a los responsables de tienda que cada semana se pasen horas haciendo horarios que no son óptimos, y luchando por corregir errores, las herramientas de optimización de las jornadas laborales del personal generan mejores soluciones, en menos de 5 minutos.
Mejora de la Planificación Usando Datos y Automatización
El personal es uno de los mayores costes en retail y cualquier mejora se traduce en ahorros muy significativos. Mediante el uso de algoritmos a medida y rutinas de optimización innovadoras, los retailers evitan el exceso de personal (costoso para la compañía) y la falta de personal (estresante para los empleados y molesto para los clientes).
Unas previsiones de demanda de alta calidad permiten una solución de optimización de los turnos de los empleados para crear un horizonte de planificación preciso, hasta con un año de antelación. Además son granulares, ayudando a la solución a calcular cuántos empleados se necesitarán para completar cada una de las tareas de tienda en intervalos de 15 minutos.
Sin embargo, la dotación de personal va, en esencia, sobre las personas. Para producir horarios “utilizables”, la solución debe combinar estas proyecciones de carga de trabajo con información esencial sobre el lado humano de la ecuación: qué empleados no pueden trabajar los martes, qué dicen los acuerdos sindicales y las regulaciones locales, o quién está más capacitado para realizar qué tipo de tareas.
Al integrar múltiples fuentes de datos, el sistema puede generar horarios de turnos precisos con meses de antelación. Los gerentes podrán hacer ajustes según sea necesario, pero de lo contrario, no hará falta que intervengan. ¿El resultado? Horarios basados en datos que reducen el tiempo de planificación que aseguran el número de empleados necesario para cubrir las tareas necesarias a medida que la carga de trabajo suba o baje, y que tienen en cuenta las necesidades y preferencias de los empleados que mantienen las tiendas funcionando sin problemas.
Hª de éxito de Coop Värmland: Un 6% de Reducción en Costes de Personal
La cadena sueca de supermercados Coop Värland ha estado usando la solución de previsión de la demanda y reabastecimiento de RELEX para mejorar la disponibilidad de las estanterías y reducir las mermas desde 2015. Cuando añadieron la solución de optimización de los turnos laborales de RELEX basada en pronósticos, vieron que los costes de personal caían un impresionante 6%.
La solución RELEX maneja ahora la mayor parte de su planificación, y los gerentes de tienda solo necesitan hacer pequeños ajustes manuales basados en sus preferencias o las del personal, o cambios en las circunstancias. Sus horarios optimizados han ayudado a Coop Värland a garantizar que siempre tengan el número correcto de personas con las habilidades adecuadas en el momento justo – manteniendo sus tiendas funcionando de manera eficiente.
Jonas Helgman, gerente de tienda en Coop Värland, se dio cuenta del valor de la solución desde el principio del proceso. “Al vincular la planificación de los turnos con las previsiones de demanda y el calendario de entregas” dice, “es mucho más fácil asegurar que tengamos a las personas adecuadas disponibles para las tareas que deben realizarse”. También cree que una planificación mejorada lleva a una mejor experiencia de tienda para sus clientes. Cuando llegan los pedidos, explica, tienen suficiente personal disponible para almacenar las estanterías de inmediato. “No solo las estanterías se ven mejor, sino que luce más toda la tienda, y los clientes lo notan y lo aprecian”.
Si quieres saber más, puedes leer el Caso de éxito completo de Coop Varland, o profundizar en las capacidades de optimización de las jornadas laborales del personal de RELEX.
