Gestionar y mantener una cadena de suministro es un trabajo que requiere una mejora continua. Puede parecer que está optimizada al máximo, pero de repente las circunstancias cambian, e incluso los procesos mejor mantenidos se desalinean y afectan a los resultados.
Hay áreas donde se pueden realizar mejoras significativas de forma relativamente fácil, que a menudo se pasan por alto; y en en el sector de retail de alimentación, con productos perecederos y un gran riesgo de roturas de stock, el impacto puede ser aún mayor.
El factor más importante es la calidad de los datos maestros. El sistema de la cadena de suministro es tan bueno como la información que le introducimos, así que limpiar y organizar esta información asienta unas bases sólidas para el éxito futuro.
Si se asegura una asignación de stock adecuada, si se seleccionan los tamaños de lote correctos y si se establecen niveles óptimos del stock de seguridad, los supermercados pueden evitar pérdidas innecesarias, mejorar la disponibilidad y ofrecer mejor servicio a sus clientes.
Estas son las tres áreas clave donde, con un poco de tiempo y enfoque, se pueden obtener grandes beneficios:
Reparto de stock
Si los niveles de stock de almacenes están dentro de nuestros objetivos, pero las tiendas nos siguen diciendo que reciben demasiado o muy poco stock, o que éste les llega demasiado tarde, puede que sea el momento de prestar atención a las asignaciones.
- Mermas; si el almacén tiene stock de productos que caducan pronto, ser proactivo y asignarlo a las tiendas con alta rotación aumenta las posibilidades de que se venda antes de su fecha de vencimiento. Por otro lado, a las tiendas de baja rotación, se les deben asignar los lotes más recientes para que puedan venderse antes de que se estropeen.
- Las Promociones son otra área donde, si se presta más atención, se pueden conseguir grandes resultados. Cuando se tienen en cuenta factores como el espacio disponible en cada tienda, el stock, y el histórico de ventas, se pueden pronosticar las cantidades promocionales que consecuentemente se asignarán a cada tienda. Las previsiones precisas ayudan a asignar las cantidades y minimizan el riesgo de pérdidas de ventas o de stock obsoleto al final de la promoción.
- Por último, cuando la demanda de las tiendas excede el stock disponible en los almacenes, se pueden asignar el stock del almacén automáticamente en función de la demanda de cada una de las tiendas y su stock de manera que los niveles de stock se reducirán uniformemente en toda la cadena evitando roturas de stock en algunas tiendas y exceso de stock en otras.
El tamaño de los Lotes
Tener los tamaños de lote correctos puede bajar costes en las tres áreas donde los retailers más gastan: espacio, personal y stock. La interacción entre los niveles de demanda, la asignación, el espacio y la dotación de personal, es importante, y tratarlos de forma conjunta puede aportar mayores eficiencias que si se tratan separadamente. A este enfoque holístico lo llamamos Planificación Unificada en Retail.
Tener los tamaños de lotes correctos puede ser una tarea delicada: los lotes grandes normalmente requieren más espacio en las estanterías y pueden aumentar el stock del almacén de la tienda, pero, por otro lado, reducen la reposición de estanterías y los costes de transporte. Determinar el tamaño correcto de lote y equilibrar los costes, a menudo es un reto, pero puede tener un impacto significativo en el resultado final.
Algunas ideas para poder empezar:
- Hacer coincidir los tamaños de los lotes con el espacio de la estantería. Lo ideal es que un lote completo (más el stock de seguridad) llene el espacio disponible en la estantería. Tener el lote completo en la estantería reduce la necesidad de tener que apilar más tarde. Si el lote es demasiado grande, evite la tentación de aumentar el espacio de la estantería para que quepa. Mejor renegociar con el proveedor unos tamaños de lote más pequeños.
- Igualar el tamaño del lote con el del pedido mínimo. Si las tiendas piden cada vez varios lotes, probablemente los lotes serán pequeños, lo que incrementa los costes de recogida y entrega. Cuánto más nos acerquemos a una entrega = un lote = la demanda durante el período de reposición, mejor.
- El tamaño de los lotes de los productos perecederos es crítico. Si el lote mínimo de, por ejemplo, aguacates es de 15 kg, y solo se pueden vender 10 kg antes de que se deterioren, es obvio que tenemos un problema. Intente comparar el promedio de la demanda diaria con el lote del producto y la caducidad: debería ser posible vender un lote completo antes de que caduque.
- En algunos casos, podríamos beneficiarnos de tamaños de lotes múltiples. . Si observamos las cantidades de pedidos para cada tienda, podremos identificar diferencias significativas entre ellos. Por ejemplo, algunas tiendas pueden hacer pedidos regulares de 2.000 unidades, algunas solo de 100 unidades y el resto de tiendas, algo entre medio. Esto podría significar que necesita un tamaño de lote pequeño (alrededor de 100 unidades) y un tamaño de lote mayor (alrededor de 2.000 unidades). Al tener múltiples tamaños de lote, podremos reducir costes de manipulación. Sin embargo, en la mayoría de los casos, también incrementará el nivel de inventario, ya que se tendrá que tener en cuenta el stock de seguridad para ambos lotes.
El Stock de seguridad y los plazos de suministro de seguridad
El stock de seguridad está para protegernos contra la variabilidad de la demanda y la pérdida de ventas. Si es demasiado bajo, nos arriesgamos a tener estanterías vacías, y si es muy alto, podríamos acabar teniendo excesos de stock, baja rotación de inventario y productos caducados.
Tanto el stock de seguridad como los plazos de suministro de seguridad deberían reflejar el grado de incertidumbre de la manera más exacta posible. Aquí vemos algunos consejos para conseguirlo:
- Actualizar con frecuencia. El stock de seguridad debe reflejar las desviaciones de las ventas, así como el plazo de suministro debería tener en cuenta posibles retrasos en los plazos de entrega. Éstos no deben ser valores constantes. Los picos de venta de diciembre pueden ser muy diferentes a los de enero, del mismo modo que los tiempos de suministro pueden ser mucho menos predecibles cuando, por ejemplo, las condiciones climáticas son complicadas. Actualizar los parámetros semanalmente (y en respuesta a algunos eventos o condiciones, como anomalías en las condiciones meteorológicas, o acontecimientos deportivos locales) e ir al nivel más granular posible (p. ej. Producto/Tienda) permitirá ajustar los niveles de inventario para evitar quedarnos sin stock o con exceso. Si esto suena a “mucho trabajo”, deberíamos recordar que la automatización es “nuestro amigo” y la alerta por excepción es nuestro “respaldo”.
- Igual que los picos de venta cambian durante el año, también lo hacen durante la semana. Por lo tanto, es importante establecer stocks de seguridad específicos para cada día. Algunos productos, por ejemplo, pizzas y vino se venden más durante los fines de semana que entre semana. Por lo tanto, es bueno tener niveles de stock de seguridad específicos para un día (o semana y fin de semana) para estar protegido en el caso de necesidad cuando los niveles de incertidumbre son altos, y bajar los niveles cuando la demanda es más previsible.
- Al establecer los niveles de stock para los productos perecederos teniendo en cuenta los días de caducidad, se equilibran las roturas de stock con el riesgo de pérdidas por caducidad. Deberemos saber las cantidades de cualquier producto en cualquier tienda que puedan caducar durante el periodo de reabastecimiento. Los cálculos de stock de seguridad normales no tienen esto en cuenta. En estos casos, comparar la proyección de pérdidas por caducidades contra la disponibilidad de stock proyectada es excepcionalmente útil para encontrar los niveles correctos de stock de seguridad para este tipo de productos.
