Einführung
Zenith Hygiene Group expandiert rapide und konnte seinen Umsatz binnen 4 Jahren um über 50 Prozent steigern. Das Unternehmen benötigte eine zukunftsfähige Bestandsmanagementlösung, die mit dem Unternehmenswachstum Schritt hält und als solide Plattform mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle zur Unterstützung der Geschäftsentwicklung liefert.
Herausforderungen
Zenith nutzte ein Buchhaltungssystem, verließ sich bei der Disposition aber auf Stift, Papier und Gedächtnis. Mit zunehmender Unternehmensgröße stießen Mitarbeiter an ihre Grenzen und Bestellungen wurden nicht immer sorgfältig analysiert. Der Wechsel zu Tabellenkalkulation half, löste das Problem jedoch nicht. Zenith erkannte, dass es eine bessere Lösung benötigte, die auch bei diesem schnellen Wachstum Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Kunden erfüllen konnte. Ziel war es, die Bestände zu senken und zwischen den verschiedenen Depots sinnvoller zu verteilen.
Besonders wichtig: Zenith wollte seine Garantie, die Lieferung einen Tag nach Bestellung komplett beim Kunden anzuliefern („On Time In Full“, OTIF), noch zuverlässiger erfüllen. Ausverkaufte Artikel werden an den Kunden geliefert, sobald die Nachlieferung eintrifft. Daher kosten Stock-outs sowohl Zeit als auch Geld.
Auch der Lagerraum spielte eine große Rolle: Einige zentrale Produkte nehmen viel Platz in Anspruch, eine Bevorratung „just in time“ würde also viel Kapazität für andere Produkte freisetzen.
Laut Bakhtiar Hanan, Konzerneinkaufsleiter bei Zenith, stellten auch Saisonprognosen ein Problem dar. „Schulen sind ein gutes Beispiel für unsere typischen Prognoseprobleme. Unser altes System nutzte die Umsatzzahlen der Sommerferien, um den Absatz im September zu prognostizieren. Im September kommen aber die großen Bestellungen, auf die wir nicht vorbereitet gewesen wären.“
Das Projekt
„Unser Geschäft ist recht komplex”, so Simon Bower, COO bei Zenith. „Wir brauchten eine flexible Lösung, die mit uns wächst, und die Standardlösungen konnten uns das nicht bieten.” Zenith evaluierte acht Lösungen und wählte RELEX, überzeugt von Kundenberichten aus erster Hand. Die Kollaboration mit RELEX begann im September 2014 und das System ging im März 2015 in Realbetrieb.
„Jedes System ist nur so gut wie die verwendeten Rohdaten“, erklärt Tommi Ylinen, Produkt-VP bei RELEX. „Wir haben Zenith darauf hingewiesen, dass die Bereinigung und Ordnung ihrer historischen Daten der Schlüssel zu einer soliden Grundlage für die neue Lösung ist.“ Es dauerte drei Monate, die Absatzdaten zu organisieren, Bestellregeln von Lieferanten einzuholen und das Know-how des Teams in das System zu übertragen. „Das war definitiv der schwierigste Teil“, so Hanan.
Spezifikationen wurden eher lose gehalten, denn, so Bower: „Wir wollten das Know-how des RELEX-Teams nutzen, das schon Erfahrung darin hat, wie ähnliche Unternehmen Herausforderungen wie unsere bewältigen.“ Diese Erfahrungen zahlten sich bei Verbesserung von Neukundenprognosen aus. Typischerweise fielen die Erstbestellungen neuer Kunden deutlich größer aus als folgende Bestellungen, was zu Überbeständen führen konnte. In RELEX werden solche Bestellungen nun als Erstbestellungen markiert und aus der Datenbasis für folgende Prognosen entfernt.
Die Integration mit Zeniths Buchhaltungssystem wurde im Januar 2015 binnen zwei Tagen abgeschlossen. Bis Februar hatte Zenith seine 30 wichtigsten Lieferanten, die 80 Prozent des Umsatzes ausmachen, ins System übernommen. Die letzten Lieferanten folgten bis Ende März.
„Mitarbeiter fragten: ‚Und was bedeutet das für mich?’“, erzählt Hanan. „Zu sehen, wie das System funktioniert, hat sie dann richtig motiviert.“ Zenith überlässt Routinebestellungen dem System, das binnen Minuten erledigt, was vorher einen Tag dauerte. Die Mitarbeiter wurden darauf geschult, sich auf Lieferanten- und Kundenbeziehungspflege zu konzentrieren sowie aufkommende Probleme frühzeitig in Angriff zu nehmen.
The Results
„Das Ergebnis: Wir haben jetzt deutlich mehr Transparenz und Kontrolle über unsere Supply Chain”, sagt Hanan. Zenith hat die nötige Verfügbarkeit für sein OTIF-Versprechen erreicht. Der Bestand ist von 49 auf 44 Bestandstage gesunken und soll weiter sinken.
„Das Ergebnis: Wir haben jetzt deutlich mehr Transparenz und Kontrolle über unsere Supply Chain.“
Bakhtiar Hanan, Group Purchasing Director, Zenith
Der Dispositionsaufwand wurde erheblich reduziert. Das Team konzentriert sich auf den Service und die Beziehungspflege mit Kunden und Lieferanten, die auch von den präziseren Prognosedaten und erhöhter Transparenz profitieren.
Zenith verfügt jetzt über eine Plattform, die das Unternehmenswachstum stützt und mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle bietet. „Viele potenzielle Großkunden wollten wissen, ob wir mit den Volumen klarkommen, die sie benötigen“, so Bower. „RELEX bietet uns eine solide Grundlage, auf der wir aufbauen können, um dazu guten Gewissens ‚Ja‘ zu sagen.“
Im nächsten Schritt sollen Routine- und aufwendige Arbeiten automatisiert und Prozesse weiter rationalisiert werden.
1 SKU, 10 Prozent des Umsatzes
Ein gutes Beispiel für den Bedarf an RELEX‘ Fachwissen und Technologie waren blaue Papierrollen. Diese eine SKU ist immens wichtig für Zeniths Umsatz, nimmt aber im Vergleich zu ihrem Wert viel Lagerraum ein. Dieses Produkt bedurfte einer Sonderbehandlung und wurde daher von der regulären Prognostizierung getrennt. „Wir mussten viele Faktoren mit Hilfe von Parametern und Regeln optimieren“, so Hanan.
Die Lösung war, häufigere Lieferungen von kleineren Mengen in einem „just in time“-Modell zu realisieren, um die Verfügbarkeit zu maximieren und dabei Bestände und Lagerhaltungskosten zu minimieren. „Uns mangelte es einfach an Erfahrung, um einige dieser Probleme anzugehen“, erklärt Hanan. „Daher brauchten wir RELEX. Ich kann mir nicht vorstellen, dass ein anderer Anbieter dieses Maß an Engagement gezeigt hätte, alles richtig hinzubekommen.“