Seit 2015 nutzt Apoteksgruppen die Lösung von RELEX zur Optimierung von Bestand und Disposition. RELEX’ hocheffiziente Tools unterstützen die Entscheidungsfindung des Konzerns, optimieren Nachbestellungen und verbessern die Kontrolle über das gesamte Produktangebot.
Hintergrund
Jeder Apothekenbetreiber der Gruppe ist selbstständig. Der Bedarf an bestimmten Produkten und ihre Nachfragemuster unterscheiden sich zwischen den einzelnen Apotheken sehr. Sie sind stark abhängig vom Standort und dem jeweiligen Kundenprofil. Die Zentralorganisation spielt deshalb eine sehr wichtige und anspruchsvolle Rolle bei der Unterstützung der Apotheker. Sie hilft ihnen, ein effizientes und profitables Geschäft durch kompetitive Skaleneffekte aufzubauen.
Eines der zentralen Merkmale der Pharmaziebranche ist das umfassende Angebot, bei dem jedes Produkt verschiedene Nachfragemuster hat. Das breite Sortiment ist eine der Stärken der Gruppe, birgt aber einige Herausforderungen. Der Lagerplatz in den Apotheken ist für gewöhnlich sehr begrenzt, weshalb Produkte optimimal disponiert werden müssen, um im Sortiment zu bleiben. Zusätzlich gibt es unverzichtbare Produkte, die selbst bei sehr geringer Nachfrage im Angebot enthalten sein müssen. Eine Palette an Ausnahmen zu managen und gleichzeitig die optimale Verfügbarkeit und Bestandsmenge zu garantieren, ist nicht einfach.
Wie in vielen anderen Apotheken auch verließ sich das Team der Stenbocken-Apotheke im schwedischen Göteborg bei der Bestellung auf sein Bauchgefühl und häufige Kundenbestellungen. Apoteksgruppen wollte eine bessere Alternative bieten und bat deshalb RELEX um Hilfe.
„Dank RELEX optimiere ich meine Umsätze und habe gleichzeitig die Produkte im Blick. Ohne gelingt das nicht.”
Daniela Rohlén, Pharmacist & Owner, Apotek Stenbocken
Volle Kontrolle über die Verfügbarkeit
Zuvor nutzte Apoteksgruppen kein Bestandsmanagement-System. Es gab also zu keinem Zeitpunkt einen verlässlichen Überblick über die Produktverfügbarkeit. Es erforderte viele intensive Arbeitsstunden, um eine akzeptable Verfügbarkeit sicherzustellen. Oft dauerte es auch mehrere Monate bis festgestellt wurde, dass ein Produkt permanent ausverkauft war. Apotheker hatten aufgrund ihrer hohen Arbeitsbelastung kaum Zeit, alle Produkte zu prüfen.
„Wenn man über 10.000 Produkte manuell bearbeitet, ist es schwierig, die Übersicht über die zu behalten, die sich nicht gut verkaufen”, so Daniela Rohlén, Betreiberin der Stenbocken-Apotheke. „Bisher haben wir bestellt, wenn die Kunden uns darauf aufmerksam machten, dass ein Produkt fehlt – aber dann war es natürlich bereits Out-of-Stock.”
RELEX bietet alle Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung: Auf Basis von historischen Absatzdaten wird der künftige Bedarf für jedes Produkt berechnet und so akkurate Auskunft über Produktverfügbarkeit, Bestandslevel und prognostizierte Nachfrage geliefert.
„Durch RELEX haben wir keine Produkte mehr im Sortiment, die unnötig Kapital binden”, so Rohlén. „Das ist unglaublich wichtig, da man Medikamente für gewöhnlich nicht zurückgeben kann. Dank RELEX optimiere ich meine Umsätze und habe gleichzeitig die Produkte im Blick. Ohne gelingt das nicht.”
Automatische Kalkulation von Bestellparametern
RELEX schlägt den Apotheken Bestellparameter vor. So können diese leichter entscheiden, welche Produkte ins Sortiment gehören und welche sie auslisten. Statt sich auf ihren Instinkt verlassen zu müssen, haben die Apotheken nun die volle Kontrolle über Angebot und Verfügbarkeit.
Die Bestellparameter werden für jede Apotheke automatisch alle zwei Wochen kalkuliert. Die Prüfung, ob sie dem tatsächlichen Bedarf entsprechen, dauert nur etwa eine Stunde.
Wenn die Apotheken die Bestellvorschläge bestätigt haben, werden sie an das ERP-System gesendet. Dieses bestellt daraufhin die berechneten Produktmengen. Die Vorschläge unterstützen die tägliche Arbeit sowie die einfache, effektive Kontrolle über das Sortiment und den Bedarf direkt aus dem System heraus.
Weniger Verderb durch präzise Absatzprognosen
Apotheken bieten sowohl rezeptpflichtige als auch rezeptfreie Arzneimittel an. Innerhalb dieser Segmente gibt es bis zu 20 verschiedene Generika in jeder Produktgruppe. Wären diese alle im Sortiment enthalten, würden sie viel wertvollen Platz verbrauchen und Verkäufe kannibalisieren. Um nicht zu viele generische Produkte im Angebot zu haben, brauchte Apoteksgruppen ein effektives Bestandsmanagement-System, das den tatsächlichen Bestand und Verbrauch prognostiziert.
RELEX prognostiziert den Bedarf für jedes Produkt automatisch und ermöglicht es den Apothekern so, ihr Sortiment für jede Produktgruppe zu optimieren und Verderb zu minimieren.
Die Apotheken überprüfen zudem dreimal jährlich ihre Drogerieprodukte. Basierend auf den individuellen Planogrammen der Apotheken identifiziert RELEX die Artikel, die im Angebot enthalten sein sollten. Dann bietet die Software ein Sortiment an, das darauf abgestimmt ist, dass manche Produkte sichtbar platziert sein müssen, während andere sich auch so verkaufen.
„RELEX’ Flexibilität und die Unterstützung fundierter Entscheidungsfindung, kombiniert mit dem Spezialwissen der Apotheker, stellen sicher, dass wichtige Arzneien immer verfügbar sind, wenn der Kunde sie braucht.”
Daniela Rohlén, Pharmacist & Owner, Apotek Stenbocken
Ein flexibles Tool zur Entscheidungsfindung
RELEX unterstützt die Apotheker bei wichtigen Entscheidungen: Es kennzeichnet Produkte/Produktgruppen, bei denen der Bestand erhöht oder gesenkt werden muss.
„RELEX’ Flexibilität und die Unterstützung fundierter Entscheidungsfindung, kombiniert mit dem Spezialwissen der Apotheker, stellen sicher, dass wichtige Arzneien immer verfügbar sind, wenn der Kunde sie braucht”, so Rohlén.
In Ausnahmefällen ist es letztlich immer der Apotheker, der eine Expertenentscheidung trifft. Wenn zum Beispiel ein Kunde wegzieht, der in einer bestimmten Apotheke immer spezielle Medikamente gekauft hat, die nur für ihn geordert wurden, kann der Apotheker dieses Wissen anwenden, damit das System kein totes Inventar bestellt, das unnötig Kapital bindet. „Kein System kann voraussagen, dass ein bestimmter Kunde ein für ihn wichtiges Medikament immer benötigt. Dennoch gibt es eine Synergie zwischen der eigenen Erfahrung und den Daten, die die Software bereitstellt. Mit RELEX funktioniert die Arbeit reibungslos”, so Rohlén.
Automatisches Kampagnenmanagement
Kontinuierliche Planung und manuelle Kalkulation von Bestellmengen für Promotions kosteten die Apotheker viel Zeit. Nun stellt RELEX schon vor dem Start der Kampagne fundierte Prognosen dafür bereit. Mit deren Hilfe berechnet die zentrale Organisation, wie viel jede Apotheke verkaufen wird und welche Menge für jede Kampagne bestellt werden sollte. Basierend auf den Prognosen werden Bestellmengen individuell für jede Apotheke erstellt. Das spart bis zu zehn Arbeitsstunden manueller Berechnung. Die Bestellvorschläge werden nun von den Apotheken in etwa 30 Minuten geprüft und bestätigt.