Case Kesko
Effizienteres Bestellwesen, erhöhte Nachbestellleistung

Diese Fallstudie bezieht sich auf ein Projekt mit Rautakesko, dessen Name inzwischen „Building & Technical Trade Divison of Kesko“ lautet.

Hintergrund

Rautakesko ist Finnlands führender Baumarkt und der fünftgrößte seiner Art in Europa. Das Unternehmen entwickelte sich nach der Jahrtausendwende zu einem internationalen Experten in seinem Bereich. Dabei wurde der Materialfluss bei Rautakesko zu einer stetig wachsenden Herausforderung.

Daher startete Rautakesko ein Entwicklungsprojekt, um sein Nachbestellverfahren neu zu strukturieren. Um den Automatisierungsgrad für Bestellungen zu steigern und das Bestandsmanagement zu optimieren, implementierte Rautakesko die Dispositionslösungen von RELEX. Das umfangreiche Projekt wurde in mehrere Phasen unterteilt und startete Ende 2008 mit der Neustrukturierung von Rautakeskos Bestellwesen für den Großhandel in Finnland.

Vor Projektbeginn

Früher wurden die Nachbestellungen für Rautakeskos Großhandel von Personen getätigt, die für verschiedene Produktkategorien verantwortlich waren. Diese dezentrale Struktur spiegelte sich auch in der Verwendung von Software wider: Excel, SAP und Logisticar wurden allesamt parallel für das Nachbestellverfahren eingesetzt.

Rautakeskos Logistikdirektor Olli Salmivaara über die anfängliche Situation: „Die Dezentralisierung der Einkaufsverantwortlichkeiten und die mangelhafte Systemunterstützung hatten eine Situation geschaffen, in der viel Zeit für Nachbestellungen aufgewendet wurde, die Ergebnisse – insbesondere beim Lagerumschlag – wurden jedoch nie den Anforderungen gerecht. Die Entwicklung des Nachbestellverfahrens gestaltete sich schwierig, und mit den alten Prozessen und Programmen konnte kein bedeutender Fortschritt erzielt werden.”

Herausforderungen

• Einkäufern waren bestimmte Produktkategorien zugewiesen, was die Entwicklung des Nachbestellverfahrens erschwerte
• Wegen der dezentralen Organisation und mangelhafter Unterstützung durch das alte System war das Bestellwesen zu ineffizient

Ziele

• Systematischere und rationellere Nachbestellung durch Automatisierung der Routineeinkaufsaufgaben
• Senkung des Lagerbestandswerts
• Sicherstellung der Verfügbarkeit

Analyseprojekt

Der erste Schritt in Richtung des neuen Nachbestellverfahrens war ein Analyseprojekt, das von RELEX durchgeführt wurde. Es lieferte von vornherein eine zuverlässige Schätzung der möglichen Ergebnisse und Vorteile. Salmivaara: „Das Projekt lieferte uns ein klares Bild unseres gegenwärtigen Betriebsmodells, seiner Probleme und der Bereiche, in denen Verbesserungen erzielt werden könnten. Da wir im Einkauf bereits zuvor ein computergestütztes Bestellsystem verwendet hatten, benötigten wir einen konkreten Nachweis für den zusätzlichen Nutzen des neuen Systems und Betriebsmodells. RELEX schuf eine Simulation, die unsere eigenen artikelspezifischen Daten nutzte, und zeigte uns, wie das neue Modell in der Praxis funktionieren würde. So konnten wir sicher sein, dass die Neustrukturierung die gewünschten Ergebnisse bringen würde.”

Gründe für RELEX als Partner

• umfassende Dispositionslösung, die innovativ, kosteneffektiv und sowohl für den Groß- als auch für den Einzelhandel geeignet ist
• tiefreichende Fachkenntnisse in der Disposition von hochwertigen Waren im Groß- und Einzelhandel
• aufrichtige Begeisterung für die Geschäftsentwicklung seiner Kunden

Organisatorische Veränderungen

Rautakesko beschloss, sein Bestellverfahren für den Großhandel zu zentralisieren, indem das Unternehmen sämtliche zugehörigen Verantwortungen einem einzigen Team zuwies. „Die Zentralisierung von Betriebsabläufen wurde durch das neue RELEX Processor-Nachbestellverfahren ermöglicht. Sie wurde als Möglichkeit angesehen, das Knowhow des Teams, das für die Erteilung von Nachbestellungen verantwortlich ist, auszuweiten und die Effizienz des gesamten Prozesses zu steigern. Gespräche mit anderen RELEX-Kunden bestärkten uns in Bezug auf die Durchführbarkeit dieser Vorgehensweise“, sagt Salmivaara.

Implementierung nach Zeitplan

Das Implementierungsprojekt umfasste die Integration des RELEX Processor-Nachbestellsystems in das Warenwirtschaftsystem SAP R/3 von Rautakesko. Die Integration verlief reibungslos, und das System war bereits drei Monate nach Projektbeginn in Gebrauch. Insgesamt dauerte die Umsetzung nur sechs Monate.

Konkrete Resultate in kürzester Zeit

Laut Logistikdirektor Salmivaara wurden bereits von Anfang an konkrete Ergebnisse erzielt, aber der volle Nutzen konnte erst realisiert werden, nachdem alle Mitarbeiter mit dem neuen Organisationsmodell vertraut waren.

Rautakesko konnte innerhalb kurzer Zeit einen hohen Automationsgrad erreichen. Etwa 90 Prozent aller Bestellungen werden derzeit automatisch getätigt. Salmivaara erklärt: „Die Umsetzung der koordinierten Nachbestelllogik brachte das Nachbestellverfahren auf eine neue Leistungsebene. Da die Volumen einiger unserer Lieferanten extrem klein sind, nahm das Zusammenstellen einer optimalen Mischung von Bestellungen zur Füllung einer Transporteinheit oder zum Erreichen der Mindestbestellgrenze früher unangemessen viel Zeit in Anspruch. Jetzt bestimmt das System für sämtliche Lieferkonditionen automatisch die korrekte Bestellmenge und -zeit.”

„Die Amortisationszeit dieses Projekts wird eher in Monaten als in Jahren gemessen.“

Olli Salmivaara, Logistikdirektor , Rautakesko

Diese Prozessveränderungen spiegeln sich in der gestiegenen Nachbestellleistung und den allgemeinen verbesserten Ergebnissen des Bestellwesens wider. „Jetzt brauchen wir weniger Personal für Bestellungen. Zusätzlich konnten wir mit dem optimierten Bestellverfahren die Lagerbestände senken. Da die aktuell schwierige Wirtschaftslage einen starken Einfluss auf die gesamte Bauindustrie hat, haben die Kapitalfreisetzung und die Risikominimierung eines Preissturzes der Lagerbestände als Managementziele an zusätzlicher Bedeutung gewonnen.”

Geschäftsorientierte Entwicklung

Laut Salmivaara ist das Bemühen, ein Nachbestellverfahren für Rautakesko zu entwickeln, nicht einfach nur ein IT-Projekt, sondern vielmehr ein Projekt zur Unternehmensentwicklung. „RELEX hat beispielhafte Ergebnisse für beide Seiten geliefert: Die Lösung für das Nachbestellverfahren hat gut funktioniert, und wir konnten fortlaufende Gespräche und Informationsaustausche mit den Experten von RELEX führen, um unsere betrieblichen Verfahren weiter zu verbessern”, sagt Salmivaara.

Rautakesko betont, dass die Prozessentwicklung auch in Krisenzeiten nicht vernachlässigt werden sollte. Man sollte die zu entwickelnden Bereiche mit besonderer Sorgfalt auswählen und den Umfang seiner Bemühungen gemäß den verfügbaren Ressourcen festlegen.