Jeder Händler weiß es: Mit bis zu 15 Prozent des Umsatzes ist das Filialpersonal der größte Kostenfaktor im Einzelhandel. Gleichzeitig ist es aber auch eines seiner wertvollsten Anlagegüter, das zur Erfüllung der hohen Kundenerwartungen unerlässlich ist. In der dynamischen Einzelhandelsumgebung war das Planen von Arbeitsschichten traditionell sehr manuell und oft ungenau – zog es doch seine Erkenntnisse aus bisherigen Dienstplänen und Erfahrungen statt aus vorausschauenden, datenbasierten Vorhersagen der tatsächlichen Bedürfnisse der Filiale.
Mit moderner, KI-basierter Software zur Optimierung des Workforce-Managements machen sich Einzelhändler Prognosen über die Arbeitslast zunutze, um die Schichtplanung zu automatisieren und ihre Genauigkeit effizient zu steigern. Im September hielten die Handelsexperten von RELEX deshalb eine Paneldiskussion unter dem Titel „Unleash the Potential of AI-Driven Workforce Optimization in Retail Stores“ ab und teilten ihre Erkenntnisse über diese immer wichtiger werdende Handelstechnologie. Darunter:
- Die Effekte von optimiertem Workforce-Management auf die operative Effizienz, mit Fallbeispielen
- Die signifikanten Kosteneinsparungen, die dabei erreicht werden
- Wie der Dienstplanungsprozess automatisiert wird und so die manuelle Planungszeit reduziert
- Wie für die Mitarbeiter bessere Schichtflexibilität und Transparenz entstehen
Douglas Auvinen, Solution Expert bei RELEX gab während des Webinars Einsichten in die vielen Komplexitäten, mit denen sich Workforce-Planer herumschlagen müssen. Dazu gehören unter anderem der Einbezug von lokalem Arbeitsrecht und Verträgen mit Gewerkschaften sowie das Managen der Präferenzen und der Verfügbarkeit jedes einzelnen Mitarbeiters. Zusätzlich zu diesen gewöhnlichen Betrachtungen hat die immer noch grassierende Coronapandemie es erschwert, die Auswirkungen von neuen Nachfragemustern auf den Filialbetrieb einzubeziehen.
Mika Halme, Workforce Optimization Business Area Lead bei RELEX, erklärte, wie die Optimierung des Workforce-Managements hilft, Herausforderungen zu adressieren, die herkömmliche Software zur Mitarbeitereinsatzplanung nicht berücksichtigt. Laut Halme ist eine Software für optimiertes Workforce-Management „ein strategisches Tool, das sich nicht nur zum Managen der Mitarbeiter eignet, sondern auch, um die Performance des Unternehmens zu steigern.“ Das geschieht durch die Verarbeitung einer enormen Menge an Daten aus Handelsprozessen, die dann von KI-Algorithmen zur automatisierten und verbesserten Planung genutzt werden. Dabei werden Millionen Optionen durchgespielt, um die optimalen Dienstpläne zu erstellen. Diese sind dann nicht nur im Einklang mit Arbeitsrecht, Verträgen sowie Fähigkeiten und Vorlieben der Mitarbeiter, sondern entsprechen auch bestmöglich den Workload-Bedürfnissen.
Die Lösung nutzt diverse Datenquellen, um akkurate Prognosen über das Arbeitsaufkommen zu erstellen. Diese können die unterschiedliche Arbeitsbelastung durch Feiertage und Urlaubszeiten, Wochentagsschwankungen und sogar auf Tagesebene (zum Beispiel durch eingehende Lieferungen) einbeziehen. Mit den Prognosen werden die Dienstpläne dann für jede Filiale automatisch optimiert, basierend auf aufgabenspezifischen Bedürfnissen. So sind Filialen weder überbesetzt (was die Personalkosten in die Höhe treiben würde) noch unterbesetzt (was sich negativ auf den Servicegrad und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken würde).
Jussi Suvanto, Projektmanager bei RELEX, teilte anschließend Feedback aus der Praxis, das zeigt, wie optimiertes Workforce-Management die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. So zum Beispiel durch verbesserte Einsicht in die bevorstehenden Schichten und Aufgaben durch eine mobile App. Wichtiger ist für ihn jedoch, dass die Mitarbeiter von einer stabileren, besser verteilten Arbeitslast profitieren und Einfluss auf ihre Schichten nehmen können. Im Wettbewerb der Einzelhändler um die besten Talente wird eine positive Mitarbeitererfahrung immer wichtiger für den operativen Erfolg.
Einzelhändler, die eine Software zum Optimieren ihres Workforce-Managements einsetzen, reduzieren manuelle Planungszeit, steigern Umsätze und senken Personalkosten um bis zu zehn Prozent. Gleichzeitig verbessern sie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und deren Fähigkeit, einen hohen Servicegrad in den Filialen anzubieten.
Um zu erfahren, wie genau optimiertes Workforce-Management eigentlich funktioniert und wie es sich auf die Handelsumgebung auswirkt, schauen Sie sich das komplette Webinar an.
