Le commerce évolue rapidement à l’ère du numérique. Les nouvelles solutions informatiques changent en profondeur la façon de gérer les activités et les process. Cela est particulièrement vrai dans le domaine de la Supply Chain, où des facteurs tels que le comportement des clients, la multiplication des canaux de vente, les événements externes, modifient continuellement les besoins métier. Pour rester compétitives, les enseignes de distribution s’orientent en priorité vers la mise en place de nouvelles solutions de Supply Chain planning modernes et performantes car elles représentent souvent le changement le plus intéressant pour gagner en efficacité, en rapidité et en précision.
Cependant, opter pour une nouvelle solution informatique peut sembler intimidant, car cela nécessite un investissement humain et financier important. Dès lors, comment s’assurer de faire le bon choix ? Comment calculer et garantir un retour sur investissement solide et rapide ? Quelles sont les étapes qui permettent de bien évaluer les différentes solutions ?
La clé est bien sûr l’élaboration d’un Business Case. En effet, c’est le meilleur outil pour bien évaluer le ROI sur la base des gains escomptés et des coûts associés. Il permet d’identifier les principaux facteurs de valeur, de distinguer les fonctionnalités essentielles de celles qui le sont moins et de fixer des objectifs clairs pour la mise en œuvre. Enfin, le business case facilite également la communication interne et l’adhésion de l’entreprise et du comité de direction au projet.
Étape 1 : Identifier les axes d’amélioration
La première étape du business case est de définir les axes d’amélioration. Le meilleur moyen pour cela est de vous comparer avec les Best Practices du secteur. Grâce au plus de 500 clients qui utilisent RELEX, nous avons pu au fil des années établir des panels de bonnes pratiques par secteur. A titre d’exemple, voici quelques Best Practices en matière de prévisions et de réapprovisionnement dans le secteur du retail.
- La prévision magasin : La prévision magasin est 100% automatisée. Elle est calculée à la granularité la plus fine, c’est-à-dire au niveau de chaque article-magasin-jour et se base sur des modèles de Machine Learning intégrant les effets récurrents de la saisonnalité, la variation des ventes dans la semaine, l’impact des promotions, les changements d’assortiments, et l’influence de facteurs externes comme les évènements (jours fériés, fêtes, vacances scolaires, …) ou encore les conditions météorologiques.
- Le réapprovisionnement magasin : Il est automatisé à 100% et peut être piloté par une équipe centrale afin de libérer du temps aux collaborateurs en magasin. Il ne nécessite pas d’interventions manuelles régulières, optimise en continu les stocks de sécurité, tient compte des calendriers de fermetures fournisseurs, des besoins en matière de merchandising, et de l’ensemble des contraintes d’approvisionnement.
- La prévision entrepôt : Elle se base sur la planification intégrée de la Supply Chain pour laquelle les besoins en stocks prévisionnels des magasins et des autres canaux, dont le e-commerce, génèrent automatiquement le réapprovisionnement des entrepôts, créant ainsi une chaîne d’approvisionnement connectée avec un flux de marchandises plus efficace et une visibilité de bout en bout.
- Les allocations : Le calcul des allocations est basé sur des règles paramétrables permettant d’exploiter les prévisions et de gérer l’ensemble des situations telles que la pénurie, la répartition des nouveaux produits, des saisonniers, ou encore minimiser les stocks résiduels en entrepôt.
Il existe encore bien d’autres Best Practices selon les secteurs, mais l’essentiel, dans cette première étape du business case, est de définir avec le maximum de précision des axes d’amélioration en fonction de la maturité de votre Supply Chain et de la stratégie de votre entreprise.
Étape 2 : Définir les gains attendus
La deuxième étape du business case est la définition des objectifs afin de chiffrer les gains financiers directs et indirects. Il est important de lister tous les enjeux et de les associer à chaque axe d’amélioration définit dans l’étape précédente.
Voyons ensemble les principaux gains financiers généralement obtenus lors de la mise en place d’une solution de Supply Chain planning performante :
- L’augmentation du chiffre d’affaires et de la marge : Améliorer la disponibilité pour les clients génère des ventes supplémentaires, et donc plus de marge. En se basant sur les différentes études, notamment celle réalisée par l’institut du commerce en collaboration avec Harris interactive publiée en 2018, on estime qu’en France, une rupture de stock magasin en grande distribution entraîne une vente perdue dans au moins 30% des cas. Dit autrement, l’amélioration de 1% de la disponibilité magasin engendre 0,3% de chiffre d’affaires en plus. Ainsi, si votre objectif est une hausse de 3% du taux de disponibilité, vous pouvez estimer une hausse de 1% du CA et donc l’augmentation de la marge liée.
- La réduction de la casse : Généralement exprimé en pourcentage du chiffre d’affaires, la casse des produits représente selon les enseignes entre 1% et 3%. La mise en œuvre d’une solution basée sur des prévisions calculées grâce au Machine Learning, et associant un réapprovisionnement qui assure un équilibrage optimal entre disponibilité et risque de casse (ou de démarque), peut réduire jusqu’à 35% les pertes liées.
- La réduction de la valeur des stocks : En magasin, le coût de possession des stocks est communément considéré entre 7% et 13% de la valeur stockée selon les produits vendus. Une baisse de 10% des stocks, grâce notamment à l’optimisation des prévisions et des stocks sécurité, entraîne à la fois une baisse des coûts de possession, mais également une amélioration d’indicateurs financiers tels que le Cash-flow ou le ROC (Return On Capital). En entrepôt, le coût de possession est quant à lui plus élevé, entre 11% et 20%. En effet, en plus des coûts de stockage, il couvre également les coûts liés à gestion et au contrôle des stocks, les coûts du risque lié aux stocks (assurances, freinte, etc.) et les coûts d’obsolescence. Une réduction des stocks entraîne donc une baisse proportionnelle des coûts de détention entrepôts.
- L’amélioration de la productivité en magasin : Lorsque les collaborateurs en magasin passent du temps à réviser les commandes ou à définir des paramètres d’approvisionnement, c’est du temps en moins consacrer aux clients. Cela peut représenter entre 5% et 15% des heures travaillées en magasin. Adopter une solution qui génère des propositions de commande extrêmement fiables et automatisées, permet de réduire le nombre d’heures en magasin, ou de les réallouer à des taches à plus forte valeur ajoutée.
- La réduction des coûts de manutention : Les coûts de manutention des enseignes de distribution représentent entre 1% et 5% de leur CA selon les typologies de produits. Optimiser de quelques points ce poste génère des diminutions de coûts conséquentes. Grâce à l’optimisation du remplissage des camions ou encore au lissage de l’activité logistique en magasin comme en entrepôt, les solutions actuelles de réapprovisionnement produisent des baisses sensibles sur ces coûts de manutention.
Bien évidemment, il existe d’autres gains et réduction de coûts, tel que la diminution de la démarque liée au surstock, l’amélioration des coûts de transport via la réduction des lignes de commandes, ou encore l’optimisation des prix d’achat via la prise en compte automatique des remises quantitatives. L’essentiel pour cette étape de business case est de bien les associer aux objectifs d’amélioration définis en amont.
Étape 3 : Calculer les coûts en prenant en compte les facteurs quantitatifs et qualitatifs
C’est un fait, mettre en place une nouvelle solution de Supply Chain planning a un coût, mais son ROI est tel qu’il représente souvent le changement le plus intéressant en matière de Supply Chain pour les enseignes de distribution.
Son coût doit être évalué de manière globale avec les données quantitatives, c’est-à-dire les coûts directs, mais aussi les aspects qualitatifs, ceux qui permettent d’évaluer les coûts indirects et le risque.
- Coût projet et coût récurent : Le calcul du coût projet de mise en place d’une solution de prévision et d’approvisionnement est assez classique. La durée d’un projet dans ce domaine est habituellement entre 9 et 12 mois selon la complexité et le périmètre d’implémentation. Le coût de projet correspondra donc au coût projet de l’éditeur additionné à votre coût projet interne. Pour les outils modernes en SaaS (Software as a Service), le coût récurrent prend quant à lui la forme d’une redevance souvent modulaire et englobant l’ensemble des coûts d’infrastructures, de R&D, de maintenance, etc.
- Qualité, flexibilité et évolutivité de la solution : Si l’étude quantitative des coûts du business case est assez simple, l’analyse qualitative de la solution et de l’éditeur est plus complexe mais tout aussi essentielle, et malheureusement trop souvent négligée.
- Les bénéfices financiers d’une nouvelle solution sont significatifs, ce qui implique que tout retard dans le projet retardera proportionnellement le retour sur investissement. Soyez donc attentif à la qualité des projets de l’éditeur avec lequel vous vous associez. A-t-il terminé tous ses projets d’implémentation client ? (Rien de pire qu’un projet inachevé). A-t-il fini ses projets dans les temps et niveau de qualité attendu ? Comme vous le feriez pour un candidat, n’hésitez pas à demander des références clients avec qui échanger sur ces sujets clé.
- La flexibilité de l’outil est primordiale, aussi bien pendant le projet qu’à moyen et long terme. Plus un outil est flexible, plus vous aurez la garantie qu’il saura s’adapter à votre contexte et vos besoins. Un outil flexible permet également aux utilisateurs d’être autonomes sur le paramétrage et les évolutions futures.
- Enfin, une solution de Supply Chain planning peut rapidement bénéficier à l’ensemble de l’entreprise. Des prévisions automatisées et précises facilitent la planification des ressources en magasin et en entrepôt, les échanges avec les département internes (Commerce, Marketing…), ou encore la collaboration avec les fournisseurs via le partage des prévisions. Choisir un outil évolutif, possédant des modules complémentaires à la prévision et au réapprovisionnement, vous permettra de rationaliser plus globalement les processus de votre entreprise avec un outil unifié et interopérable.
Transformez votre Supply Chain avec une approche structurée
En résumé, la clé du succès réside dans le calcul du retour sur investissement à travers ces trois étapes incontournables du business case : Identifier les enjeux spécifiques à la Supply Chain de votre entreprise ; Définir les gains liés aux améliorations envisagées ; Calculer les coûts en prenant en compte les aspects quantitatifs et qualitatifs de la solution.
En optant pour une solution moderne de Supply Chain planning, étayée par un business case approfondi, vous garantissez le succès de son implémentation et la possibilité de répondre aux besoins actuels et futurs de votre Supply Chain, apportant ainsi à votre entreprise une compétitivité constante dans un environnement en perpétuelle évolution.
