I retailer si affidano da tempo ai planogrammi per incrementare le vendite e migliorare l’esperienza del cliente nei punti vendita. Sebbene i planogrammi siano un aspetto essenziale nella strategia di pianificazione degli spazi nel retail, molte aziende si affidano a un modello basato sui cluster, che prevede un unico planogramma centralizzato per tutti i punti vendita che condividono determinate caratteristiche.
Tuttavia, la pianificazione a livello di cluster presenta diverse criticità, poiché i singoli punti vendita hanno modelli di domanda, superfici e capacità di stoccaggio diversi. Idealmente, i retailer dovrebbero progettare planogrammi adatti allo spazio di ciascun negozio e alla domanda locale. I vantaggi di una pianificazione degli spazi specifica per punto vendita sono considerevoli e includono, ad esempio, migliori disponibilità, vendite ed efficienza operativa. Le implicazioni dell’implementazione, tuttavia, possono scoraggiare.
Per produrre appena un metro di un planogramma specifico per punto vendita sono necessari circa 1 milione di calcoli. Se ne deduce che l’unico modo per gestire la pianificazione dello spazio per singolo negozio è un sistema automatizzato in grado di elaborare rapidamente grandi quantità di dati su larga scala.
1. La creazione di un business case è fondamentale per favorire l’investimento in una tecnologia di pianificazione degli spazi
I retailer sanno che il valore dei propri addetti al merchandising sta nella loro competenza, non nella loro capacità di eseguire serie infinite di calcoli. Affidando tali calcoli a uno strumento di pianificazione degli spazi basato sull’intelligenza artificiale, le aziende retail danno la possibilità ai loro team di merchandising di lavorare su compiti a maggior valore aggiunto per garantire la coerenza del marchio e un’ottimale esperienza del cliente in tutti i punti vendita. La giusta tecnologia di pianificazione degli spazi è in grado di ottimizzare il merchandising, le store operations e il riordino, per aumentare le vendite e la disponibilità, riducendo gli sprechi.
Fortunatamente sono disponibili diversi strumenti per soddisfare queste e altre esigenze cruciali di pianificazione dello spazio. Con le molteplici opzioni disponibili, è essenziale assicurarsi che la tecnologia in cui l’organizzazione investe fornisca il massimo valore a lungo termine.
È fondamentale fare un’attenta valutazione dei fornitori di tecnologie per la pianificazione dello spazio, considerando che il ciclo di vita medio degli investimenti tecnologici è di circa dieci anni. Come regola generale, si può presumere che qualsiasi soluzione in cui la vostra azienda investe non sarà sostituita prima di 7-10 anni, quindi dovete essere sicuri che il fornitore scelto sia in grado di mantenere le proprie promesse nel tempo.
Il modo migliore per valutare un potenziale investimento in una soluzione di ottimizzazione dello spazio è costruire un solido business case utilizzando dati accurati e reali per calcolare il potenziale impatto finanziario che avrà sulla vostra organizzazione.
Se decidete di procedere con un nuovo investimento tecnologico per la pianificazione dello spazio, il business case vi aiuterà a realizzare un’implementazione di successo, delineando chiaramente gli obiettivi e gli indicatori di prestazione chiave (KPI) che porteranno valore alla vostra azienda.
2. Come costruire un business case vincente: il punto di partenza e le esigenze di miglioramento nella pianificazione degli spazi di Family Hypermarket
Per illustrare le migliori pratiche per la costruzione di un business case, rivediamo il nostro retailer fittizio, Family Hypermarket, che ha costruito un business case per l’investimento in una tecnologia di pianificazione della supply chain. Family Hypermarket è una catena statunitense di supermercati alimentari con un fatturato di 5 miliardi di dollari. Gestisce 100 negozi e cinque centri di distribuzione, con una media di 40.000 SKU per negozio. Negli ultimi anni, Family Hypermarket è cresciuta rapidamente e in modo significativo, aprendo nuovi punti vendita e registrando nel contempo una rapida crescita del proprio canale online.
2.1 Valutazione dello stato attuale del processo di pianificazione degli spazi di Family Hypermarket
Family Hypermarket ha un team di 20 pianificatori che creano e gestiscono i planogrammi per circa 150 categorie in tutti i punti vendita. Finora, i pianificatori si sono affidati a fogli di calcolo per inserire i dati dei prodotti e produrre planogrammi in formato PDF da consegnare ai punti vendita. Questo metodo, che ha funzionato in passato, sta mostrando i propri limiti con la crescita dell’azienda.
I pianificatori dei planogrammi di Family Hypermarket dedicano, in media, 20 minuti a ogni piano, per un totale di circa 750 ore all’anno, ovvero 15.000 ore per tutto il team. Con la crescita dell’azienda, questo processo manuale di pianificazione dello spazio richiederà più tempo e darà risultati sempre meno soddisfacenti.
Inoltre, i planogrammi non si adattano perfettamente ai negozi e i team operativi dei punti vendita faticano a utilizzarli così come sono. Il processo attuale di Family Hypermarket prevede cluster geografici di negozi divisi per Stato.
A causa delle risorse limitate, il reparto di pianificazione degli spazi non è in grado di gestire planogrammi basati su cluster per tutte le categorie di prodotti; alcune categorie di prodotti si affidano ancora a un approccio unico nonostante le differenze locali nella domanda. Le imprecisioni insite nella pianificazione basata sulle medie causano l’assegnazione di troppo o troppo poco spazio a determinati articoli, con conseguenti problemi di esecuzione e conformità del planogramma. Prendersi il tempo necessario per costruire un’immagine accurata e onesta del loro stato attuale permette a Family Hypermarket di identificare le aree principali di miglioramento e di fissare obiettivi e KPI da raggiungere.
2.2 Identificare le sfide principali e le esigenze di miglioramento
Matthew ha recentemente assunto la carica di VP merchandising di Family Hypermarket. Nei mesi trascorsi dall’assunzione, collaborando con il suo team, ha notato dei punti deboli nei processi di pianificazione degli spazi. Nel suo lavoro precedente, ha avuto modo di constatare come generare planogrammi basati sulle previsioni e specifici per il punto vendita allinei più accuratamente l’allocazione degli spazi alla domanda locale. Tuttavia, è anche consapevole del fatto che il suo team di planogramming è al limite e non ha la capacità di creare manualmente i planogrammi a livello di negozio.
Matthew utilizza la sua conoscenza dello stato attuale di Family Hypermarket per identificare le aree chiave da migliorare.
L’allocazione dello spazio non è sempre corretta, con troppo spazio per i prodotti a rotazione lenta e troppo poco per gli alto-rotanti, che comporta la necessità di rifornire gli scaffali durante il giorno. Le conseguenze includono merce esaurita a scaffale e disponibile invece nel retrobottega e la movimentazione inutile dei prodotti, che devono essere riforniti a più riprese sugli scaffali a causa dello spazio assegnato troppo esiguo.
I problemi di allocazione dello spazio sono particolarmente problematici per i negozi con modelli di vendita che si discostano dalle medie dei cluster di appartenenza. Ad esempio, ai cereali sarà allocato lo stesso spazio per ogni negozio con lo stesso planogramma. Tuttavia, poiché nessun punto vendita è fisicamente identico, la quantità di merce potrebbe non adattarsi a quanto previsto. Inoltre, l’ampia clusterizzazione ignora le potenziali variazioni demografiche e della domanda dei clienti, portando a un disallineamento tra lo spazio assegnato e la domanda locale.
Quando i planogrammi assegnano troppo spazio a un prodotto, sono necessarie scorte aggiuntive per riempire gli scaffali e mantenerli riforniti. Al contrario, se le scorte sono eccessive rispetto allo spazio allocato, sono necessari frequenti viaggi nel retrobottega, con il possibile esaurimento del prodotto esposto.
I problemi di conformità dei planogrammi nascono dal fatto che, quando si effettua un cambio, i team operativi dei punti vendita devono capire come far funzionare i planogrammi basati sui cluster nei loro negozi. Questo problema non solo comporta un ulteriore carico di lavoro per il personale del punto vendita, ma può anche causare problemi nella gestione degli accordi commerciali con i fornitori di beni di consumo confezionati (CPG).
Il passaggio a una pianificazione specifica per punto vendita risolverebbe i problemi principali di Family Hypermarket. Tuttavia, Matthew sa che l’unico modo per ottenere una pianificazione specifica per il punto vendita è investire in una nuova soluzione tecnologica con funzionalità di automazione incorporate che allineeranno e ottimizzeranno la pianificazione degli spazi di Family Hypermarket. Prima di proporre un investimento di questa portata, Matthew vuole assicurarsi che i benefici superino i costi e determinare i criteri per la scelta della soluzione migliore.
Durante il suo inserimento nella nuova azienda, Matthew ha incontrato Sue, che gli ha raccontato di come ha creato un business case per modernizzare la supply chain di Family Hypermarket. Ha deciso di confrontarsi con lei su come è riuscita a delineare gli obiettivi e gli impatti finanziari di quell’investimento. Sue gli ricorda che è importante avere un quadro chiaro della situazione e creare obiettivi realistici e misurabili basati su dati e ricerche di mercato.
2.3 Individuare obiettivi di miglioramento realistici e tangibili
Matthew inizia a identificare obiettivi specifici per l’investimento tecnologico proposto, sulla base della discussione con Sue e delle prime ricerche di mercato e discussioni con i fornitori. Nel processo di definizione degli obiettivi, Matthew si rende conto che tutti i punti deboli della pianificazione attuale sono interconnessi e che il miglioramento di uno di essi contribuirà al parziale miglioramento degli altri.
Matthew è consapevole che il passaggio a planogrammi specifici per il punto vendita comporterà diversi vantaggi a livello operativo. In primo luogo, la pianificazione specifica del punto vendita aiuterà i team del negozio a lavorare in modo più efficiente, a migliorare le prestazioni delle categorie merceologiche e ad aumentare la conformità dei planogrammi, perché ogni planogramma è progettato per soddisfare la domanda e le esigenze di spazio di ciascun punto vendita.
Automatizzare i processi per snellire la creazione del planogramma e consentire la pianificazione specifica per punto vendita.
Matthew calcola che il passaggio alla pianificazione a livello di negozio richiede di quadruplicare il numero dei planogrammi creati ogni mese, il che si traduce in circa 3.000 ore di lavoro all’anno per ciascuno dei suoi planner. Con il sistema attuale, Family Hypermarket avrebbe bisogno di almeno altri nove pianificatori per far fronte al lavoro aggiuntivo, il che non rappresenta un’opzione praticabile per l’azienda.
Lo studio dei parametri di riferimento di Matthew mostra che una soluzione avanzata per la pianificazione e l’ottimizzazione degli spazi ridurrebbe del 25% il tempo dedicato all’inserimento dei dati e all’elaborazione, la revisione e la consegna dei planogrammi. Il tempo risparmiato nella pianificazione potrebbe essere dedicato a migliorare la collaborazione con i pianificatori di categoria e i fornitori e all’analisi delle prestazioni delle categorie merceologiche.
Le allocazioni commisurate agli scaffali migliorano la gestione della merce e riducono i costi.
Un’allocazione dello spazio che corrisponda alla domanda locale e a fattori come la frequenza di riordino del punto vendita garantisce un maggior numero di consegne dirette a scaffale e un minor numero di situazioni in cui i dipendenti del punto vendita devono portare parte della merce nel retrobottega. Il risultato è una riduzione della frequenza del rifornimento degli scaffali per i prodotti ad alta rotazione, perché dispongono dello spazio necessario. Inoltre, l’adeguamento dello spazio alla domanda riduce l’accumulo di scorte per i prodotti a bassa rotazione, causato dalla necessità di riempire lo spazio a scaffale.
Con un sistema di pianificazione automatizzato che determini l’allocazione dello spazio per il singolo punto vendita, Matthew prevede di ridurre i costi di movimentazione in negozio del 15-20% e di ottenere una riduzione complessiva delle scorte di circa il 5%.
Migliorare la disponibilità a scaffale e aumentare le vendite grazie a una migliore allocazione degli spazi.
Matthew sa che quando lo spazio a scaffale viene utilizzato al meglio, in base alla domanda del negozio, i team dei punti vendita non impiegheranno tanto tempo per rifornire gli scaffali. Ciò contribuirà anche a ridurre il rischio di stock-out causato da rifornimenti tardivi o lenti degli scaffali. Matthew stima un aumento dell’1-3% della disponibilità a scaffale grazie alla pianificazione automatizzata e all’efficienza nell’allocazione dello spazio. Prevede che questa maggiore disponibilità comporterà un aumento delle vendite dello 0,5-1%.
In aggiunta a questi obiettivi concreti per l’investimento tecnologico di Family Hypermarket, Matthew sa che ci saranno ulteriori benefici intangibili che potrebbero essere più difficili da quantificare. Per esempio, si aspetta un miglioramento del servizio ai clienti e delle prestazioni delle categorie una volta risolti i problemi di disponibilità. Inoltre, si aspetta che l’investimento giovi ai rapporti di Family Hypermarket con i fornitori di beni di consumo confezionati, grazie al rispetto degli accordi commerciali in tutte le loro sedi.
3. Il caso aziendale di Family Hypermarket per l’investimento in una tecnologia di pianificazione automatizzata degli spazi
Matthew sa che il gruppo dirigente di Family Hypermarket è più interessato alla crescita dei ricavi che al risparmio dei costi legato agli investimenti tecnologici. Tuttavia, il denaro risparmiato è denaro guadagnato, quindi Matthew decide di promuovere la fiducia nella possibilità di realizzare il progetto contenendo i costi. Collabora con Steve, un business controller del team del CFO, che lo aiuta a tradurre gli obiettivi e i benefici previsti in potenziali impatti finanziari. Inoltre, Matthew sa che alcuni benefici saranno difficili da quantificare, e crea quindi un elenco di benefici intangibili o “soft”.
3.1 I vantaggi finanziari dell’investimento in una tecnologia di pianificazione automatizzata degli spazi
La migliore disponibilità a scaffale fa aumentare le vendite.
La disponibilità complessiva di Family Hypermarket è del 95%. Automatizzando la pianificazione degli spazi, grazie alla migliore allocazione e maggiore efficienza delle store operations, Matthew ipotizza un aumento della disponibilità a scaffale per tutte le categorie dell’1,5%, fino al 96,5%. Grazie alla migliore disponibilità a scaffale, Matthew si aspetta un aumento delle vendite pari a 30 milioni di dollari (+0,6%), che si traduce in un maggior profitto di 9,03 milioni di dollari all’anno.
La maggiore accuratezza nella pianificazione degli spazi riduce i costi di gestione delle scorte e migliora l’efficienza operativa dei negozi.
Matthew stima che una più accurata allocazione dello spazio conseguente all’adozione dei planogrammi specifici del punto vendita si tradurrà in una riduzione del 16,8% (25,25 milioni di dollari) dei costi di movimentazione delle merci nei negozi e in una riduzione del 5% (5,21 milioni di dollari) dei costi di gestione delle scorte in un anno. Prevede inoltre un risparmio una tantum di 41,65 milioni di dollari di capitale attualmente immobilizzato in scorte.
L’aumento delle vendite dovuto a una migliore disponibilità, unito alla riduzione dei costi di gestione delle scorte, dovrebbe comportare un impatto sul profitto lordo annuale di +14,2 milioni di dollari e un impatto sul profitto operativo annuale di +39,74 milioni di dollari.
L’automazione libera risorse per una gestione della pianificazione più avanzata e localizzata. Matthew stima che un sistema automatizzato di pianificazione degli spazi possa ridurre del 25% il tempo necessario per la creazione dei planogrammi, con un risparmio di 187 ore per pianificatore all’anno. Il risparmio di tempo ottenuto grazie all’automazione consentirebbe al team di Matthew di soddisfare le esigenze di pianificazione specifiche del punto vendita senza dover ricorrere a pianificatori aggiuntivi. Inoltre, planogrammi più accurati, semplici da eseguire e da consegnare e un uso più efficiente del lavoro dei pianificatori significano livelli più elevati di efficienza, meno correzioni manuali, meno revisioni dei planogrammi e un’esperienza di acquisto migliore per i clienti di Family Hypermarket.
3.2 L’impatto finanziario totale
Dopo aver completato i calcoli, Matthew è sicuro che l’investimento in una soluzione automatizzata per la pianificazione degli spazi aiuterà la sua azienda a raggiungere gli obiettivi e a semplificare i processi operativi. È sicuro dei risultati del suo business case in quanto basato su un’accurata valutazione dello stato attuale dei processi di pianificazione degli spazi in relazione agli obiettivi. Si sente certo del ritorno previsto sull’investimento (ROI) e consapevole dei driver principali di tale risultato.
3.3 Ulteriori benefici “intangibili” dell’investimento
Oltre ai vantaggi finanziari tangibili dell’adozione di una soluzione avanzata per la pianificazione degli spazi, Matthew stila un elenco degli altri benefici per l’azienda nel suo complesso. Lo spazio e l’allocazione sono componenti cruciali dell’attività di vendita al dettaglio, e i vantaggi dell’adozione della giusta soluzione avranno una portata molto ampia.
Allineando i piani di spazio e merchandising di Family Hypermarket con la supply chain e le store operations, Matthew prevede una migliore visibilità interdipartimentale sui piani e sui processi.
Grazie a una soluzione flessibile e automatizzata per la pianificazione degli spazi, il team di Matthew può creare planogrammi ottimizzati per ciascun tipo di espositore e scaffale nei punti vendita sulla base di dati di riordino accurati, migliorando la presentazione della merce e la collaborazione con i fornitori di beni di consumo confezionati di Family Hypermarket.
Inoltre, una soluzione che consenta di condividere i planogrammi in modo digitale su dispositivi mobili
offre ai team operativi dei negozi un accesso immediato agli ultimi aggiornamenti, senza dover attendere l’arrivo di e-mail. Questo livello di flessibilità garantirà a Family Hypermarket la possibilità di adattarsi in modo rapido ed efficiente ai cambiamenti delle condizioni e delle strategie aziendali.
Inoltre, grazie alla possibilità di lavorare in modo più efficiente, i team di Matthew saranno in grado di concentrarsi sulle iniziative strategiche invece che su attività manuali dispendiose in termini di tempo. Questo porterà ampi benefici alla gestione delle risorse umane, le operazioni nei negozi, la pianificazione promozionale e la collaborazione con i fornitori.
Come ulteriore vantaggio, una soluzione flessibile e facilmente configurabile, che può essere personalizzata rapidamente da un team di utenti interni esperti, è più conveniente dal punto di vista operativo rispetto a quelle che richiedono un intervento massiccio da parte del fornitore. Matthew lavorerà direttamente con il suo fornitore per implementare la soluzione. È consapevole che più tempo ci vorrà per completare il roll-out, più tardi si vedranno i risultati, e confida che l’esperienza del suo fornitore e i consigli sulle migliori pratiche porteranno Family Hypermarket a un’implementazione di successo.
4. La conclusione chiave: l’utilizzo di dati accurati porta a risultati più affidabili
Come hanno dimostrato Matthew e i suoi colleghi, per creare un business case per l’investimento in una soluzione avanzata di pianificazione e ottimizzazione degli spazi, l’utilizzo di dati accurati sullo stato attuale è fondamentale nella valutazione dei fornitori. Se Matthew si fosse affidato solo ai dati di benchmark, non sarebbe stato in grado di presentare un progetto sufficientemente accurato per un investimento di successo e un impegno a lungo termine.
Grazie al business case realizzato, Matthew può presentare con sicurezza le sue argomentazioni al gruppo dirigente di Family Hypermarket. È interessante notare che molti dei vantaggi attesi hanno superato i suoi obiettivi iniziali. Il business case è uno strumento prezioso che lo aiuterà a:
- Interloquire con i potenziali fornitori per assicurarsi che soddisfino le esigenze di Family Hypermarket.
- Stabilire priorità chiare sia internamente che con i fornitori per garantire il successo a lungo termine dell’investimento.
- Stabilire obiettivi realistici e misurabili.
- Portare avanti con successo il processo di implementazione della nuova soluzione tecnologica.
Quando si lavora direttamente con un fornitore, utilizzando dati reali e accurati, è possibile ottenere una stima molto più precisa delle implicazioni finanziarie che l’investimento avrà per la vostra azienda. Come ulteriore vantaggio, avrete l’opportunità di assicurarvi che i vostri team lavorino bene insieme durante il processo di implementazione e per tutta la durata del rapporto.
Nelle situazioni in cui un retailer non disponga di determinate informazioni o di dati storici sufficienti in merito ai processi di pianificazione degli spazi, una collaborazione aperta con i potenziali fornitori può aiutarvi a determinare cifre più realistiche nel vostro calcolo. Molti fornitori sono in grado di fornire informazioni basate sulla propria esperienza. Tuttavia, è essenziale verificare le referenze dei clienti come criterio di affidabilità di tali stime. Nel creare il business case per il prossimo investimento in una tecnologia di ottimizzazione degli spazi della vostra azienda, considerate gli attuali problemi nella gestione dello spazio commerciale come un’opportunità per stabilire obiettivi misurabili e realistici ed ottenere il massimo valore per la vostra organizzazione.