1. ¿Por qué es fundamental un case de negocio para impulsar la inversión tecnológica en previsión de la demanda y reabastecimiento?
El retail está experimentando una rápida transformación digital. Las nuevas tecnologías están surgiendo con más celeridad que nunca, lo que permite una mayor obtención de beneficios en todas las áreas de negocio. Esto es especialmente cierto en la gestión de la cadena de suministro, donde los cambios en el comportamiento de los clientes, la creación de nuevos canales de venta, y una cadena interminable de eventos disruptivos han provocado que los procesos manuales se hayan vuelto ineficaces. Los retailers líderes, aquellos que se esfuerzan por innovar sus cadenas de suministro, operan a un nivel de eficiencia, velocidad y precisión mucho mayor que el resto.
En cualquier caso, las nuevas tecnologías requieren una inversión importante. ¿Cómo puede usted saber, como retailer, que está buscando la solución correcta, que está basando sus evaluaciones en las mejores estimaciones posibles de costes y beneficios, y cómo puede estar seguro de que una inversión en tecnología de previsión de la demanda y reaprovisionamiento acabará siendo rentable?
La mejor manera de abordar estas dudas es crear un caso de negocio y calcular el potencial retorno de la inversión (ROI) de la tecnología de la cadena de suministro. Un caso de negocio permite evaluar la inversión potencial según los beneficios esperados. Destaca los principales impulsores de valor para la empresa, ayuda a identificar las funciones que son imprescindibles de las que tan solo son algo que está bien tener, pero no aportan mucho valor, y facilita la comunicación interna y la aceptación por parte de la organización. Por último, si se decide seguir adelante con la inversión, el caso de negocio permite establecer objetivos claros para la implantación tecnológica.
2. Construir el mejor caso de negocio: Hipermercado Familiar – punto de partida y necesidades de mejora de su cadena de suministro.
Esta guía seguirá un ejemplo ficticio de retailer – Hipermercado Familiar – para mostrar las mejores prácticas para desarrollar un caso de negocio y poner en perspectiva algunas de las principales consideraciones al trabajar con cálculos de retorno de la inversión (ROI).
Hipermercado Familiar es una cadena de supermercados americana de 5 mil millones de dólares. Opera 100 tiendas y 5 centros de distribución, con una media de 40.000 SKUs por tienda. Hipermercado Familiar también está experimentado un rápido crecimiento en su canal online y ofrece las opciones de preparación de pedidos desde los centros de distribución, y compras online para recoger en tienda.
2.1 Evaluación del estado actual de la previsión de la demanda y el reabastecimiento
Son demasiados los retailers que no tienen una imagen precisa de su negocio en su conjunto. Desarrollar un caso de negocio para la inversión tecnológica de la cadena de suministro va más allá de tecnologías y herramientas. Es fundamental entender dónde estamos hoy antes de intentar elaborar un plan para llegar a donde se quiere ir.
Echemos un vistazo a la cadena de suministro de Hipermercado Familiar y a los factores que llevaron a centrarse en la tecnología para la previsión de la demanda y reabastecimiento.
En la actualidad Hipermercado Familiar depende de los responsables de los diferentes departamentos de sus tiendas para hacer los pedidos que llenan los lineales. Pero, debido al gran volumen de productos que tienen que ser revisados, estos pedidos de reaprovisionamiento están frecuentemente sujetos a errores humanos. Aunque el reabastecimiento de sus centros de distribución está más automatizado, aún dista mucho de ser avanzado. Los centros de distribución aprovechan su sistema ERP para prever las entregas salientes usando algoritmos simples de series temporales, como el alisado exponencial. Los planificadores de la demanda de Hipermercado Familiar ajustan entonces los pronósticos resultantes para tener en cuenta aspectos como próximas promociones o eventos locales.
El sistema ERP de Hipermercado Familiar envía indicaciones de los pedidos a los planificadores de la cadena de suministro. Pero estos pedidos tienen que ser ajustados manualmente de forma frecuente, ya que el sistema ERP no puede adaptarse automáticamente a los requisitos de los pedidos mínimos del proveedor o la necesidad de llenar las cargas de camiones o contenedores. El reabastecimiento de tiendas y el reabastecimiento de los centros de distribución tampoco están conectados, lo que deja a los planificadores de la demanda en los centros de distribución sin visibilidad sobre cuándo y en qué cantidades las tiendas necesitarán inventario para abastecer en temporadas y promociones.
2.2 Identificación de las áreas más complicadas y de las necesidades de mejora
Sue, la nueva vicepresidenta sénior de la cadena de suministro de Hipermercado Familiar, se ha incorporado a la empresa recientemente después de haber pasado los últimos años trabajando en otra empresa de retail que ya había invertido en una gestión de la cadena de suministro más moderna. Aunque la estrategia de precios bajos de Hipermercado Familiar ha tenido éxito y la empresa sigue creciendo, Sue está convencida de que tiene que seguir los pasos de otros retailers líderes que han implementado soluciones como:
Previsión de la demanda automatizada a nivel SKU-tienda/canal-día que responde a patrones de demanda recurrentes, como la estacionalidad y la variación de las ventas según los días de la semana, los impactos de las decisiones empresariales, como promociones o cambios de surtido y de influencias externas, como la meteorología.
Reabastecimiento de tiendas automatizado que puede ser gestionado por un equipo central de expertos en lugar de los trabajadores de tienda, requiere poca intervención manual, optimiza los stocks de seguridad y considera los calendarios de entrega y las necesidades de presentación en lineales.
Asignaciones optimizadas que aprovechan los pronósticos basados en atributos para nuevos productos o productos estacionales para mejorar la precisión, realizar asignaciones iniciales y liquidaciones eficientes, minimizar el stock residual y permitir cambios eficaces de surtido.
Planificación integrada de la cadena de suministro en que las necesidades de inventario proyectadas por las tiendas, y las ventas online previstas impulsan el reabastecimiento automatizado de los centros de distribución, creando una cadena de suministro conectada con un flujo de stock más eficiente y una visibilidad total de las necesidades de inventario y recursos en toda la cadena de suministro.
Visibilidad total del suministro y la demanda en toda la cadena de suministro, lo que permite una gestión proactiva de la escasez de inventario y de los problemas de capacidad, el uso de un único punto de stock para servir tanto a las tiendas como a la demanda online, un uso eficaz de las rebajas por liquidación, y una visibilidad compartida y la planificación colaborativa con proveedores.
Las mejoras en estas áreas reducirían los gastos operativos de Hipermercado Familiar y liberarían capital.
Para entender mejor los impactos potenciales de sus impulsores de valor y el retorno de inversión, Sue trabaja en un caso de negocio detallado para la inversión en soluciones modernas de la cadena de suministro y presentárselo a la junta directiva para su aprobación.
2.3 Desarrollo de objetivos de mejora realistas
Uno de los principales objetivos de Sue es aumentar la disponibilidad de todos los canales de Hipermercado Familiar gracias a una solución de la cadena de suministro con funcionalidades de previsión de la demanda lo suficientemente avanzadas como para impulsar la optimización de inventario. Actualmente, están sufriendo problemas de exceso de stock y roturas innecesarias debido a la desconexión entre los diferentes procesos de la cadena de suministro.
Los planificadores de los centros de distribución necesitan más información para crear pronósticos granulares a nivel canal-SKU-día. Estas previsiones alimentarían el reabastecimiento automatizado de las tiendas, mientras que los requisitos de inventario para la demanda de los canales online alimentarían los requisitos de inventario de los centros de distribución y los pedidos proyectados a los proveedores.
Una solución avanzada de previsión de la demanda permitirá que Hipermercado Familiar considere cientos de factores que influyen en la demanda y su impacto con un alto nivel de precisión y automatización en todas las tiendas, centros de distribución y canales de venta. Como resultado, los planificadores pueden dar soporte a muchas y variadas actividades de planificación a corto-medio-largo plazo, desde la planificación del reabastecimiento a la gestión de la capacidad.
El objetivo de Sue es aumentar la disponibilidad omnicanal de Hipermercado Familiar de un 92% a un 95% tras la implantación de la solución.
Reducción de los niveles de inventario para mejorar la rotación
Además de mejorar la disponibilidad, Sue pretende reducir los niveles generales de inventario de Hipermercado Familiar y mejorar la rotación. Las mejoras en la precisión de los pedidos en tienda y la eficiencia de una solución avanzada de previsión de la demanda y reabastecimiento permitirá que “Hipermercado Familiar” pueda ofrecer a sus clientes los productos correctos en el momento oportuno. Esto aumentará las ventas gracias a una mejor disponibilidad en tiendas y en canales online y reducirá la necesidad de inmovilizar capital y espacio de almacenaje en las trastiendas. También afecta a otras partes de la cadena de suministro como costes de manipulación, almacenamiento y mermas.
Actualmente, el coste de inventario de las tiendas y los centros de distribución de Hipermercado Familiar es de 104 millones de dólares. Con la optimización, Sue tiene como objetivo reducir un 20% el inventario y aumentar la rotación.
Reducción de la merma en tiendas y centros de distribución
La gestión de los productos frescos requiere una previsión de la demanda precisa y granular a nivel día-producto-tienda. Sue sabe que la capacidad de capturar los factores de impacto como temporadas, festivos, eventos locales, precios, promociones y canibalización, es la clave para la previsión de la demanda de los productos frescos y la capacidad de equilibrar una alta disponibilidad con un bajo riesgo de merma.
Sue también quiere que los stocks de seguridad de “Hipermercado Familiar” tengan en cuenta las variaciones de los volúmenes de venta previstos para los diferentes días de la semana. Sabe que los niveles de stock de seguridad que, por ejemplo, garantizan disponibilidad los sábados pueden suponer merma el lunes si no se han ajustado adecuadamente. Un buen sistema de planificación de retail realiza este tipo de optimización dinámica del stock de seguridad de forma automática, manteniendo el equilibrio entre merma y disponibilidad y obtener el máximo beneficio.
Las mermas en las categorías de productos frescos de Hipermercado Familiar suponen aproximadamente 75 millones de dólares anuales, y la disponibilidad es de un 90% de media. Sue confía en poder reducir las mermas en un 30% manteniendo o mejorando la disponibilidad en los lineales.
Reducción del tiempo que los empleados dedican a hacer pedidos en las tiendas
Los retailers de gran formato como Hipermercado Familiar tienen que gestionar decenas de miles de referencias. Sue se está dando cuenta de que no puede conseguir un control preciso a nivel producto mediante la realización de pedidos manuales en las tiendas. El reaprovisionamiento descentralizado crea lagunas de visibilidad entre las tiendas y los panificadores, lo que requiere una cantidad excesiva de conjeturas al revisar manualmente cuestiones como las promociones anteriores para estimar las futuras necesidades.
En la actualidad, los empleados de las tiendas dedican más de 300.000 horas anuales en las 100 tiendas que tiene Hipermercado Familiar creando manualmente los pedidos de reaprovisionamiento. Sue sabe que reducir el tiempo dedicado a hacer los pedidos manuales se traducirá en un mejor servicio al cliente, menos niveles de estrés para los empleados y en una menor presión para contratar trabajadores adicionales, una ventaja importante teniendo en cuenta lo difícil que puede ser contratar a personal capacitado en las tiendas.
El objetivo de Sue es usar una solución que centralice los procesos de reabastecimiento en un equipo central. Aunque los empleados de tienda seguirán teniendo que esforzarse para asegurarse de que los niveles de stock son los correctos, Sue estima que Hipermercado Familiar podrá reducir en un 85% las horas dedicadas a estas tareas en tienda.
La automatización de la previsión de la demanda y el reabastecimiento de los centros de distribución liberará una cantidad considerable de tiempo al equipo de planificación central de Hipermercado Familiar. Podrán dedicar ese tiempo a supervisar el reabastecimiento de las tiendas y a colaborar en la planificación con los principales proveedores. Y con esto, Sue no está equiparando el ahorro de tiempo con una reducción de personal.
Reducción de los costes de manipulación de mercancías en tiendas y centros de distribución
Una gran parte de los costes operativos de Hipermercado Familiar está ligada a la manipulación de stock, típico en retail. Sue calcula que pueden reducir su actual coste anual de 150 millones de dólares optimizando las cantidades de los pedidos a los centros de distribución, nivelando los flujos de stock en toda la cadena de suministro, y consolidando el reabastecimiento de las tiendas según el espacio disponible. Los pedidos y el reabastecimiento automatizados también se pueden optimizar para las categorías de productos frescos, que a menudo alcanzan su punto más alto en vísperas de las compras de fin de semana de los consumidores
El alisado del flujo de productos entrantes a las tiendas ayudará a nivelar las cargas de trabajo de Hipermercado Familiar, aumentar su rentabilidad y reducir significativamente los problemas de capacidad sin perjudicar la disponibilidad en los lineales. Además de reducir los costes de manipulación, la optimización también reducirá los costes de picking de los centros de distribución, al disminuir el número de líneas de pedido de las tiendas. Además, este equilibrio de los flujos de mercancías simplificará la planificación del reaprovisionamiento de “Hipermercado Familiar” en promociones y festivos importantes.
Mejora del margen de los productos rebajados
Sue ha determinado que Hipermercado Familiar está perdiendo más de 107 millones de dólares al año de margen debido a los descuentos. Quiere automatizar la gestión de las rebajas y crear un enfoque proactivo que equilibre mejor el inventario, eliminando productos descatalogados u obsoletos para dejar espacio a los nuevos productos que vayan llegando.
La optimización en esta área aseguraría que los productos adecuados se rebajan en el momento correcto y con el descuento idóneo para eliminar eficazmente el stock no deseado, a la vez que se protegen los márgenes y se obtienen los máximos ingresos posibles del inventario en liquidación. Además, un enfoque automatizado reducirá la cantidad de tiempo y esfuerzo que los empleados dedican a hacer malabares con el movimiento de los productos antiguos y los nuevos. Aunque Sue no tiene actualmente una estimación del tiempo que los empleados de la tienda dedican a estas tareas, prevé una reducción sustancial de las horas y del estrés de esos empleados.
Usando puntos de referencia del sector, Sue calcula que la optimización de los descuentos podría proporcionar un aumento del 8% del margen de Hipermercado Familiar para los productos rebajados.
Sue ha establecido objetivos específicos y cuantificables tanto para el proveedor como para su equipo interno de implementación para asegurarse de que todo el mundo entiende lo que tiene que ofrecer cuando se introduzca la nueva tecnología.
3. El caso de negocio de Hipermercado Familiar para invertir en tecnología de la cadena de suministro
Con la ayuda de Steven, controlador del equipo del director financiero, el siguiente paso de Sue es traducir estos beneficios previstos en impactos económicos. Es consciente de que algunos beneficios son difíciles de cuantificar, así que también crea una lista de beneficios intangibles.
3.1 Los beneficios económicos de una mejor previsión de la demanda y reabastecimiento
1. Ventas y beneficios adicionales gracias a la mejora de la disponibilidad en lineales
La disponibilidad media de Hipermercado Familiar se sitúa en un 92%. Estiman, tras una labor de investigación y evaluación corporativa, que aunque los clientes a menudo sustituyen productos, el 30% de las roturas de stock suponen una venta perdida.
Una solución avanzada que conectara toda su cadena de suministro significaría un aumento de la disponibilidad de un 3%, lo que se traduce en un incremento potencial de los ingresos de 45 millones de dólares anuales, lo que supondría 13,5 millones de aumento de los beneficios.
2. Reduced inventory value saves on carrying costs
Hipermercado Familiar establece que el coste de mantenimiento del inventario es de 12.5% del valor de su stock, que es de 833 millones de dólares, lo que supone un total de 104 millones de dólares en costes de mantenimiento en todas las tiendas y centros de distribución.
Asumiendo una reducción de inventario del 20%, buscan ahorrar unos 21 millones de dólares en costes de mantenimiento y una reducción de más de 166 millones de dólares en capital ligado al inventario
3. Ahorro de costes gracias a la reducción de mermas
Hipermercado Familiar estima que el coste de la merma representa el 1,55% de su facturación, 75 millones anuales. Si bien los productos frescos representan un porcentaje menor de su surtido que el de otros supermercados, sigue siendo una cuestión importante para tener en cuenta en su evaluación.
La implantación de una solución de previsión de la demanda basada en IA proporcionaría a Hipermercado Familiar una mejora de referencia de aproximadamente el 30% en los centros de distribución y tiendas, lo que supondría un ahorro de más de 22 millones de dólares anuales en los productos frescos.
4. Menos tiempo dedicado a hacer pedidos en tiendas
Un estudio sobre el tiempo que los empleados de tienda dedican a los pedidos manuales reveló que, en sus 100 tiendas, los jefes de departamento de Hipermercado Familiar dedican más de 310.000 horas anuales a hacer pedidos. Esto equivale a unos 150 empleados a jornada completa y cuesta a la empresa 9 millones de dólares anuales.
Sue espera acabar totalmente con los pedidos manuales en las tiendas, y es consciente de que las tiendas dedicarán tiempo a tareas asociadas, como a hacer inventario, y de que la automatización está basada en balances de inventario precisos. Por lo tanto, calcula que un reabastecimiento centralizado y automatizado reducirá en un 85% el tiempo que los empleados de las tiendas dedican a las tareas relacionadas con los pedidos. En términos económicos, esto significa un ahorro anual de 7,7 millones en horas dedicadas a los pedidos en tienda. En cualquier caso, como Hipermercado Familiar está en crecimiento y contratando más empleados continuamente, este ahorro se materializará en forma de un aumento de plantilla más lento en lugar de menos horas de trabajo para los empleados actuales.
5. Reducción de los costes de manipulación de stock en tiendas y centros de distribución
Hipermercado Familiar evaluó en un 3% de su facturación, 150 millones de dólares, los costes de manipulación de sus tiendas y centros de distribución.
Una reducción estimada del 3% en las líneas de pedidos de entrada en el centro de distribución reduciría los costes de entrada de productos en el centro de distribución en 1,5 millones. Una reducción del 12% en las líneas de pedidos de la tienda reduciría los costes de preparación de pedidos del centro de distribución y de manejo de mercancías en 12 millones de dólares.
6. Aumento de beneficios y reducción de los costes de productos en liquidación gracias a unos descuentos eficientes
Actualmente, Hipermercado Familiar deja que sean las tiendas las que se encarguen de la liquidación de inventario. Según esta práctica, el porcentaje de facturación de las rebajas y su descuento medio, calculan que están perdiendo más de 107 millones de dólares de margen cada año por no tener unos procesos de promociones y descuentos eficaces.
Tras aplicar las estimaciones de su proveedor, Hipermercado Familiar calculó que una optimización de las rebajas significaría un promedio del 8% de aumento del margen de los productos en liquidación, proporcionando un incremento de los beneficios de 20 millones de dólares al año.
El Impacto Económico Total
Una vez realizados todos los cálculos, Sue está convencida de que implementando una solución que combine una previsión de la demanda más precisa, una optimización de inventario y una optimización de los pedidos, hará que Hipermercado Familiar alcance sus objetivos. Su confianza en este caso se basa en el hecho de que ha realizado una evaluación muy precisa del estado actual del negocio y que entiende, no solo el potencial retorno de inversión, sino que también comprende los factores clave que hay detrás de cada resultado.
El caso de negocio de Sue muestra un total de ahorro anual potencial de 98 millones de dólares una vez implantada la nueva solución. También tiene en cuenta el beneficio de la liberación de capital ligado a stock, 166,6 millones.
3.2 Considerar “los intangibles” para la inversión de tecnología de retail
Los cálculos del caso de negocio que Sue ha elaborado muestran unos beneficios económicos lo suficientemente convincentes como para apostar por la inversión en una tecnología moderna de optimización de la cadena de suministro. En cualquier caso, también quiere considerar su lista de beneficios intangibles – los que no son cuantificables pero que no obstante, añaden valor el negocio de Hipermercado Familiar. En muchos sentidos, estas eficiencias añadidas y los beneficios futuros pueden tener tanto peso en la decisión que tome la empresa como los números expuestos.
1. Velocidad de implementación
Sue es totalmente consciente de que el caso de negocio estima una inversión importante, y que cada mes de retraso en la puesta en marcha podría costarle millones a Hipermercado Familiar. El mayor impacto en el retorno de la inversión de Sue vendrá determinado por la rapidez con la que se pueda completar la implantación, poner en marcha sus nuevas soluciones y empezar a recoger los beneficios de la inversión.
2. Coste total de la propiedad
El sistema ERP de Hipermercado Familiar ha sido muy personalizado en los últimos años para mantener el negocio. Sue necesitará evaluar también el coste de la configuración de las soluciones que está considerando.
Los sistemas flexibles que puede configurarse rápidamente por un equipo de usuarios expertos son mucho más rentables que aquellos que necesitan una gran intervención por parte del proveedor. Como el departamento de IT de Hipermercado Familiar anda siempre corto de recursos, Sue va a estudiar a fondo los cambios y adaptaciones que su equipo de la cadena de suministro podría llevar a cabo por sí mismo y en qué medida tendrían que recurrir a una ayuda externa.
Sue también está mirando al futuro y evalúa la facilidad y los costes de integración de futuros proyectos. Por ejemplo, sabe que Hipermercado Familiar sustituirá uno de sus antiguos centros de distribución en un par de años. También sabe que su oferta “click&collect” está cobrando impulso y pronto necesitará una buena capacidad de integración y planificación. En ambos casos, necesitarán una ejecución rápida y ágil. Lo ideal es que su nueva solución les permita gestionar estos proyectos sin tener que depender demasiado del proveedor o de su departamento de IT.
Además, Sue tiene claro que las soluciones modernas de software, como SaaS, ayudan a reducir los costes al no generar costes adicionales de servidores, copias de seguridad y mantenimiento.
3. Valor adicional para la empresa
Por último, Sue investiga como el plan de inversión puede ligarse al resto del negocio y generar valor adicional. La previsión de la demanda y el reabastecimiento son funciones fundamentales para los retailers, y los beneficios de la optimización se extienden a toda la empresa. Por ejemplo, las previsiones de la demanda automatizadas y más precisas pueden ayudar en otros aspectos de la planificación, como las necesidades de plantilla para los picos de promociones y temporadas, planificación de espacios y comercialización, y colaboración con los proveedores.
Desde el punto de vista de IT, siempre es más fácil contratar a un reducido número de proveedores muy competentes que a un gran número de proveedores con los que es difícil mantenerse al día. Teniendo el máximo de soluciones posibles con un único proveedor, “Hipermercado Familiar” puede optimizar todos sus procesos en un entorno unificado e interconectado.
4. Lo más importante: datos reales proporcionan resultados más fiables
Como venimos demostrando en este hipotético caso de Hipermercado Familiar, desarrollar un caso de negocio y calcular el retorno de inversión es un ejercicio necesario cuando se está considerando un gran cambio o inversión en tecnología de planificación de la cadena de suministro de retail. Tiene un especial valor, porque obliga a examinar en detalle el estado actual de su negocio y los principales impulsores de valor, y a establecer objetivos realistas. Pero, para tener números realmente fiables sobre los resultados esperados, se debe llegar a un nivel mucho más granular.
Las referencias del sector son útiles, pero las simulaciones que aprovechan datos reales y altamente granulares ofrecerán una información mucho más valiosa. Muchos proveedores de tecnología estarían encantados de ayudarles a revisar sus datos y mostrarles lo que cambiaría a nivel SKU-canal-día con previsiones de la demanda y reabastecimientos más precisos para comprender mejor las implicaciones financieras de la inversión en su negocio.
Muchos proveedores de tecnología estarán encantados de ayudarle a revisar sus datos detallados y mostrarle lo que cambiaría por SKU-canal-día con una previsión y un reaprovisionamiento más precisos. Esto permite comprender con mayor precisión las implicaciones financieras que estos cambios tendrían para su empresa.
Aunque no todos los retailers disponen de todo tipo de datos o recursos de investigación, colaborar con el proveedor para acordar las cifras más aproximadas posibles es una buena idea. Además, al hablar con los proveedores sobre los supuestos que ofrecen para los beneficios, lo ideal es que esos supuestos se basen en la experiencia y no sean meras cifras inventadas.