Tausta
Minimani Yhtiöt on suomalainen hypermarketketju, joka tarjoaa päivittäis- ja käyttötavaroita edulliseen hintaan. Minimanin toiminta koostuu neljästä suuresta hypermarketista, yhdestä pienemmästä myymälästä sekä verkkokaupasta.
Suuret myymälät, valtavat tuotemäärät, keskusvaraston puuttuminen ja suora toimitusmalli ilman välikäsiä tekevät täydennystilausten ja toimitusten optimoinnista Minimanin toiminnalle olennaista. Minimani päättikin uudistaa koko täydennys- ja toimitusprosessinsa RELEXin avulla.
”RELEX kuunteli meitä ja ymmärsi tarpeemme.”
Heikki Tynjälä, Toimitusjohtaja, Minimani
Lähtötilanne ja tavoitteet
Minimani oli kauan seurannut RELEXin kehittymistä ja uskoi sen tarjonnan vastaavan yrityksen tavoitteita parhaiten. Aikaisemmin hypermarketketjulla oli käytössään manuaalinen tilausprosessi, jossa jokaisen myymälän kysynnän suunnittelija tilasi tuotteet itse toimittajilta, minkä vuoksi hävikin ja saatavuuden hallintaa ei aina pystytty hallitsemaan tavoitteen mukaisesti. Ottaen huomioon Minimanin myymälöiden suuren koon ja laajan valikoiman, merkitsi tämä myös valtavaa työmäärää yhtiön henkilöstölle.
RELEXin käyttöönoton tavoitteena olikin vähentää manuaalisen työn määrää ja ruokahävikkiä, sekä parantaa saatavuutta. Minimanin toiminta on hyvin kampanjavetoista, sillä yhtiöllä on viikoittain erikseen alkuviikon ja loppuviikon kampanjoita ja useita muita kampanjoita, Näin ollen RELEXin käyttöönotolla tavoiteltiin myös kampanjoiden tehokasta hallintaa. Ennen kaikkea Minimani halusi kasvattaa asiakkaidensa keskiostosten määrää sekä nopeuttaa varaston kiertoa.
Projektin aikajana
RELEX otettiin ensin käyttöön vuonna 2017 muutamalla toimittajalla Seinäjoen Minimanissa, minkä jälkeen uusia toimittajia lisättiin mukaan vaiheittain. Onnistuneen pilotin seurauksena mukaan otettiin myöhemmin myös muut Minimanin myymälät. Tavoitteena on ottaa RELEXin piiriin mahdollisimman laaja osa Minimanin tuotevalikoimasta.
Ennen RELEXiä Minimani oli ottanut käyttöön NAV-toiminnanohjausjärjestelmän, joten yhtiölle oli tärkeää, että tämä saatiin integroitua RELEXiin projektin aikana. Minimani hyödyntää RELEXiä myös eräkokojen optimointiin, katsoen tilaustarpeen mukaan optimikoot tilauserille. Näin ollen se ei joudu varastoimaan suuria tuotemääriä myymälöidensä varastoissa, vaan tuotteet päätyvät mahdollisimman tehokkaasti toimittajilta aina myymälän hyllyille saakka.
”RELEX-järjestelmän avulla kampanjoiden tuotteistus on pystytty tekemään ajoissa ja huomiota on pystytty kiinnittämään historian sijaan enemmän tulevaisuuteen.”
Sarita Orpana, Projekti- ja kehityspäällikkö, Minimani
Tulokset
“RELEX kuunteli meitä ja ymmärsi tarpeemme. Yhdessä olemme luoneet uuden automatisoidun tilausprosessin, jonka avulla olemme onnistuneet saavuttamaan kaikki projektille asetetut tavoitteet”, kertoo Minimanin toimitusjohtaja Heikki Tynjälä.
Projektin myötä Minimanilla on keskitetty tiimi, joka hoitaa täydennystilaukset. Näin ollen työntekijöiden aikaa on voitu vapauttaa muihin tehtäviin, kuten asiakkaiden palvelemiseen. Tilausten tekemiseen käytetystä ajasta myymälöissä onkin RELEXin käyttöönoton myötä onnistuttu säästämään useita työtunteja päivittäin.
Kevääseen 2018 mennessä Minimanin Seinäjoen myymälän tärkeimpien tuotteiden saatavuus oli parantunut 4%, mikä on edistänyt hyvää myynnin kehitystä. Samaan aikaan kyseisen myymälän liha-tuoteryhmän hävikki oli vähentynyt merkittävästi.
”RELEX-järjestelmän avulla kampanjoiden tuotteistus on pystytty tekemään ajoissa ja huomiota on pystytty kiinnittämään historian sijaan enemmän tulevaisuuteen. Myös ketjukampanjoiden hallinta ja niiden toteutuminen myymälöissä on helpottunut ja nykyään Minimanilla tehdäänkin kampanjoita paljon suunnitelmallisemmin, minkä odotetaan lisäävän myös myyntiä”, kertoo Minimanin projekti- ja kehityspäällikkö Sarita Orpana.
”Seuraavaksi on tarkoitus keskittyä toimitusten tehostamiseen ottamalla päätoimituspäivät käyttöön sekä optimoimalla toimitukset asianmukaisesti esimerkiksi hyllytila kerrallaan”, Orpana lisää.
