Saarioinen on tehnyt valmisruokia suomalaisille kuluttajille vuodesta 1957 lähtien. Se on markkinajohtaja valmisruokasegmentissä kotimaassa, ja sillä on tuotantoa ja myyntiä myös Virossa. Yhtiö panostaa laatuun ja vastuullisuuteen, sekä vaikuttaa myönteisesti tuotantoalueidensa talouteen työllistäjänä ja veronmaksajana.
Saarioinen pyrkii minimoimaan valmistamiensa ruokien pilaantumisen toimittamalla tuotteet mahdollisimman tuoreina kuluttajien saataville. Saarioisten tavoitteena on optimoida raaka-aineiden hankinta ja tuotanto vastaamaan kaikkien sen asiakassegmenttien, vähittäiskaupan, tukkukaupan, elintarvikepalveluiden ja teollisuusasiakkaiden, ennakoitua kysyntää. Vaikka kuluttaja-asiakkaat määrittävät tuotteiden lopullisen kysynnän, on jälleenmyyjien kampanjoilla ja valikoiman muutoksilla myös ennustettavissa oleva vaikutus.
Työskentelemällä saumattomasti asiakkaidensa kanssa Saarioinen pystyy paremmin varautumaan mm. tulevien tuotteiden lanseerauksiin, kampanjoihin ja valikoiman muutoksiin, sekä parantamaan ennustetarkkuuttaan. Hyvä yhteistyö eri asiakassegmenttien kanssa onkin yhtiölle välttämätöntä. Historiallisesti kysynnän ennustaminen on tehty alalla melko manuaalisesti, mutta valmistajat ovat hiljattain alkaneet kehittää toimintatapojaan kohti automatisoituja ja asiakaslähtöisempiä prosesseja.
Tavoitteet
Saarioinen halusi parantaa kysynnän suunnittelua ja tarvitsi joustavan ja läpinäkyvän ratkaisun, joka tarjoaisi kattavasti kaikki tarvittavat työkalut ja toimisi hyvin yhtiön muiden tietojärjestelmien rinnalla. Yhtiön tarpeet eivät kuitenkaan rajoittuneet vain kysynnän ennustamiseen; uudelta ratkaisulta haettiin myös valmiuksia talouden ja tuotannon suunnitteluun Saarioisen yhtenäisen S&OP-prosessin tukemiseksi.
Saarioiselle oli tärkeää parantaa ennusteidensa tarkkuutta sekä tehdä ennustamisesta asiakaslähtöisempää. Koska yhtiö ei ollut aikaisemmin mitannut asiakastason myyntiennusteitaan systemaattisesti, sen historiallinen data vaati työstämistä, jotta pystyttiin luomaan vahva perusta tuleville ennusteille.
Saarioinen halusi myös kasvattaa kysynnänsuunnitteluprosessinsa automaatiota, jotta kysynnän suunnittelijat voisivat keskittyä poikkeuksiin, kuten esimerkiksi asiakkaiden valikoimien muutoksiin.
Käyttöönottoprojekti
Projekti alkoi syyskuussa 2016 ja järjestelmä otettiin käyttöön neljä kuukautta myöhemmin tammikuussa 2017. Ennen järjestelmän käyttöönottoa Saarioisten henkilökunta koulutettiin RELEXin käyttäjiksi. Saarioisen henkilökunnan sitoutumisen ja ammattitaidon ansiosta projektin jokainen vaihe sujui poikkeuksellisen hyvin, ja siirtyminen uuteen järjestelmään toteutettiin alle kuukaudessa.
Alkuperäisen projektin jälkeen järjestelmään lisättiin myynnin budjetointityökaluja kesän 2017 aikana. Kesän 2018 aikana Saarioinen otti käyttöön myös RELEXin laskennallisen kampanjaennustamisen. Saarioisen pääkäyttäjät kehittävät järjestelmää edelleen automatisoidakseen toimintatapojaan entisestään.
”Voin vilpittömästi todeta, että tämä oli onnistunein IT-projekti, jonka kanssa olen koskaan työskennellyt.”
Satu Haapala, Kysynnänhallintapäällikkö, Saarioinen
Tulokset
RELEXin ennusteita hyödynnetään Saarioisissa monessa eri toiminnossa, kuten suunnittelussa, tuotannossa, myynnissä ja logistiikassa. Silloin, kun ennusteissa ei ole poikkeuksia, ne menevät suoraan tuotantoon. Silloin, kun ennusteet edellyttävät erityistä huomiota, kysynnän suunnittelijat käsittelevät ne ennen tuotantoa. Tämä kahtiajako tekee prosessista mahdollisimman tehokkaan.
Viikoittaisten ja kuukausittaisten perusennusteiden virhemarginaali on jopa alle 5% joidenkin volyymituotteiden kohdalla. Kysynnän suunnittelijoiden asiantuntemus yhdistettynä automaattisiin ennusteisiin on mahdollistanut tarkkojen ennusteiden saavuttamisen myös haastavien tuotteiden kohdalla. Uudistettujen, tehokkaampien prosessien avulla Saarioinen on vahvistanut asemaansa valmisruokamarkkinalla entisestään.
Menestystekijät
Saarioisten lähestymistapa projektiin oli ihanteellinen – yritys oli hyvin valmistautunut aina master-datasta lähtien, joka oli käytettävissä hyvissä ajoin ennen projektia. RELEXin projektipäälliköt auttoivat kollegoitaan Saarioisella muokkaamaan rooleja, vastuita ja prosesseja, joita projektin onnistuminen edellytti.
RELEXin asiantuntemusta hyödynnettiin Saarioisella joidenkin prosessien kehittämiseen samalla, kun järjestelmää sopeutettiin tukemaan jo ennestään toimivia toimintatapoja. Saarioisen muutosjohtaminen, avain minkä tahansa järjestelmä- tai organisaatiomuutoksen onnistumiseen, oli esimerkillistä.
“Voin vilpittömästi todeta, että tämä oli onnistunein IT-projekti, jonka kanssa olen koskaan työskennellyt”, kertoo Saarioisen kysynnänhallintapäällikkö Satu Haapala. “RELEXin konsultit työskentelivät rinnakkain kanssamme, antaen meille tarvitsemamme tuen ja työkalut menestyäksemme siinä, mitä teemme.”
